5 syytä, miksi positiivisuus tehoaa viestinnässä parhaiten

Muista positiivisuus, se myy! Mutta miksi? Positiivinen tunneviestintä ei ole enää mikään uusi juttu, ja monen korvissa se saattaa vaikuttaa jo jopa loppuun kuluneelta kliseeltä. Sen tehosta löytyy kuitenkin monia tieteellisesti todistettuja perusteluja.

1. Tunteet tarttuvat

Iloiseen tekstiin on vaikeampi vastata negatiivisesti kuin aiheen ikäviä puolia painottavaan kirjoitukseen. Voimakkaiden tunteiden on todettu tarttuvan ihmisestä toiseen, joten tekstin sävyllä ja kuvissa esiintyvien ilmeillä on suuri merkitys niiden vastaanoton kannalta. Sosiaalisen median kanavat eivät siis turhaan korosta tunteisiin pohjautuvia reagointimahdollisuuksia. Niissä myönteisesti vastaaminen on tehty helpommaksi kuin kielteisen palautteen antaminen. Netissä et voi siltikään välttyä ikäviltä kommenteilta, joten kannattaa kohdata someraivo tyynesti.

2. Viesti menee helpommin perille

Myönteisyys herättää empatiaa, joka rakentaa luottamusta ja mahdollistaa yhteistyön viestijän ja vastaanottajan välillä. Tavallisesti positiivisuus ei herätä torjumisreaktiota vaan luontaisen kiinnostuksen. Lukija kokee hyötyvänsä tekstistä tai videosta, mikäli se synnyttää hänessä empatiaa ja hyväntuulisuutta. Ja jos hän kokee saavansa hyötyä hengentuotteestasi, hän haluaa tutustua siinä mainittuun tuotteeseen tai sen aiheeseen lisää. Samalla hän keskittyy lukemaansa ja näkemäänsä paremmin.

3. Tunteet vaikuttavat ostospäätökseen

Miten teet päätöksesi? Monet väittävät käyttävänsä ensisijaisesti järkeä käydessään ostoksilla, lainaneuvotteluissa tai suunnitellessaan esimerkiksi lomamatkaansa. Todellisuudessa tunteemme ratkaisevat näissä asioissa enemmän – käytämme järkeä lähinnä vain perustellaksemme päätöksemme. Markkinointiviestinnässä on siis olennaista myydä tunteita, jotka asiakas saa ostoksen tai palvelun myötä. Panostamalla myönteisyyteen luomme vastaanottajille tarpeen saada lisää hyvää oloa. Tyytyväinen asiakas palaa tunnetusti takaisin!

4. Parannat itsetuntoasi ja hyvinvointiasi

Kun kirjoitat positiivisia asioita, vaikutat paitsi vastaanottajiin myös itseesi. Tulet todennäköisesti hyvälle tuulelle kertomalla esimerkiksi jostakin työyhteisösi mahtavasta oivalluksesta. Toistuvat miellyttävät ajatukset ja tuntemukset puolestaan auttavat vahvistamaan itsetuntoasi. Hyvän itsetunnon omaava viestijä suhtautuu sekä itseensä että työhönsä tasapainoisesti, mikä parantaa työtehoa. Positiivisen sisäisen puheen on todettu lisäksi parantavan terveyttä, hyvinvointia ja jopa ihmissuhteitamme.

5. Aitous ratkaisee

Vaikka voimme jopa huijata kehoamme tekohymyllä, aidot tunteet vaikuttavat tutkitusti teeskenneltyjä tehokkaammin – erityisesti viestinnässä. Muista, ettei positiivisuutta myöskään kannata yrittää tunkea väkisin mukaan sellaiseen tiedottamiseen tai uutisointiin, jonka aiheena on jokin ikävä asia. Pyri sen sijaan löytämään myönteinen lähestymistapa neutraaleihin asioihin aina kun mahdollista.

Huomioithan, ettei positiivinen viestintä tarkoita kielteisten verbien, ilmeiden tai eleiden puuttumista vaan myönteisten, kannustavien ja rakentavien sanojen ja eleiden suosimista.

Kirjoittaja on viestintäassistenttina Turun toimistolla kesän ajan ja on ollut aiemmin viestintäharjoittelijana OSG Viestinnässä.

Palvelumuotoilun aakkoset – E = EMPATIA

Pystytkö katsomaan animaatiovideon syöpäsairaasta pikkupojasta tuntematta liikutusta? Tutkija Paul J. Zak käytti kuvitteellista Benin tarinaa tutkimuksessaan. Hän halusi tietää, miten tarina vaikuttaisi katsojiinsa ja mitä ihmisten aivossa ja kropassa tapahtuisi sen aikana. Surullinen, suorastaan ahdistava tarina sai katsojat eläytymään Benin ja tämän isän surulliseen kohtaloon. Eläytyminen muutti heidän aivokemiaansa. Empatiahormoneja erittyi tulvimalla.

Wikipedian mukaan empatia tarkoittaa kykyä ymmärtää mitä toinen ihminen kokee tämän näkökulmasta. Empatia on sitä, että pystyt asettamaan itsesi toisen henkilön asemaan. Ymmärrät toisen tunteet ja arvostat niitä.

Kyky empatiaan tekee meistä ihmisistä ihmisiä. Ilman empatiaa ihmisrodun olisi ollut vaikea ponnistaa ravintoketjun huipulle. Empatia rakentaa luottamusta ja mahdollistaa yhteistyön. Ilman empatiaa emme kykenisi epäitsekkyyteen emmekä voisi muodostaa toimivia ihmissuhteita.

On vaikea keksiä yhtään ammattia tai työtehtävää, jossa empatiakyvystä ei olisi hyötyä, mutta palvelumuotoilussa empatia vilahtelee erityisen tiuhaan. Empatia nähdään kriittisenä taitona. Ilman empatiaa ei nimittäin voi suunnitella ratkaisuja, jotka todella palvelevat ja ilahduttavat käyttäjäänsä. Maailma on nähtävä asiakkaan tai palvelunkäyttäjän silmin.

Onnistunut viestintä edellyttää niin ikään empatiaa. Viestijänä sinun täytyy katsoa asioita muiden näkökulmasta. Kun pystyt ymmärtämään yleisösi huolet, haaveet ja murheet, viestisi puhuttelee yleisöä paljon tehokkaammin.

Millaista voisi olla luomumerkitty viestintä?

Lähiruoka, luomu ja aitous ovat tämän(kin) vuoden kuumimpia ruokatrendejä. Olemme yhä kiinnostuneempia ruuan alkuperästä kuten myös sen vaikutuksesta itseemme ja ympäristöömme.

Ruokatrendien innoittamana päädyin pohtimaan, millaisia voisivat olla luomumerkityn viestinnän kriteerit. Kuten jokainen meistä on varmasti omasta arjestaan huomannut, kohtaamme päivittäin valtavan määrän viestejä. Yhden arvion mukaan joka minuutti maailmassa lähetetään 150 miljoonaa sähköpostia ja lähes 350 000 twiittiä.

1. Viestinnän kanavia harvennetaan

Organisaatioilla on käytössään nykyisiä iso tukku erilaisia viestinnän kanavia sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Luomuviestinnässä keskitytään muutaman kanavan täydelliseen hallintaan. Organisaation sisäisessä viestinnässä suositaan viestintää ihmiseltä ihmiselle, jota täydennetään toimivalla intralla. Ulkoisessa viestinnässä satsataan erityisesti asiakaspalvelun kehittämiseen ja suosittelun edistämiseen. Yllättäviäkin kanavavalintoja voi silti tehdä: luomuviestijän salkkuun voi kuulua vaikkapa laadukas painettu asiakas- tai henkilöstölehti, jonka seurassa lukija viihtyy pitkään ilman mediaähkyä.

2. Viestintä on selkokielistä

Energian säästämiseksi asiat ilmaistaan kansantajuisesti ja helposti omaksuttavassa muodossa. Kieli on napakkaa, mutta elävää.

3. Tarinat tuovat tehoa viestintään

Viestin läpimenossa korostuu toiston merkitys. Huonosti muotoiltua viestiä voi joutua jankuttamaan maailman tappiin asti, mutta tarinan avulla voi järisyttää kuulijan jopa jo ensimmäisellä kerralla pois kuolleen aivokäyrältä. Luomuviestijän työkalupakista löytyykin yrityksen tarina sekä niin sanottu tulevaisuustarina eli mihin organisaatio on kehittymässä. Lisäksi organisaation esimiehet valmennetaan hyödyntämään tarinoita sisäisessä viestinnässä. Myös asiakkaiden kokemuksia kerätään jatkuvasti ja niitä hyödynnetään henkilöstön motivoinnissa.

4. Viestintä perustuu teoille

Luomuviestintää suosivissa organisaatioissa mainetta rakennetaan tekojen kautta. Viestinnän tehtävänä on ennen kaikkea viestiä organisaation teoista ja saada aikaan vuorovaikutusta, eikä piilotella tekoja tai peitellä organisaation aikaansaamattomuutta. Luomuviestijän maailmaan kuuluu myös yhteiskuntavastuuohjelma, joka sekin perustuu intohimolle ja aidolle halulle muuttaa asioita maineenrakennuksen sijasta.

5. Viestinnän onnistumista mitataan säännöllisesti

Jotta viestien ja kanavien määrää voidaan tehostaa, luomuviestijän pitää tietää, mikä toimii. Siksi organisaatiossa on määritetty muutama yksinkertainen mittari viestinnän onnistumiselle. Toimiva mittari voisi olla esimerkiksi suositteluhalukkuus eli kuinka todennäköisesti asiakkaasi tai miksei työntekijäkin olisi valmis suosittelemaan organisaatiotasi muille.

En väitä, että luomuviestintä olisi avain onneen ja sopisi kaikille organisaatiolle. Jotkut saattavat myös omaksua siitä muutamia itselleen sopivia osioita. Kannustaisin kuitenkin kaikkia organisaatioita miettimään, että voidaanko niin sanottua viestinnän tuotantoa lisäämällä saavuttaa enää enemmän tuloksia?

Jättääkö tarinasi muistijäljen?

”Hei isä, olen nuorin tyttäresi Johanna”. Tällä repliikillä aloitan vierailuni Alzheimerin tautiin sairastuneen isäni luona. ”No, niin ajattelinkin, että omaa porukkaa olet”, on usein vastaus. Olen onnellinen tästä tunnistamisen asteesta, koska tiedän, että tulossa on päivä, jolloin hän ei muista omaa nimeään. Monta vuosikymmentä kestänyt työura on jo syvällä muistin kätkössä. Toisinaan mietin, miksi juuri ruuhkavuodet unohtuvat ensimmäiseksi.

Viestinnän ammattilaisen tavoitteena on jättää muistijälki. Viestin perillemeno vaatii tietoa ja tunnetta, tekstin tulee puhutella lukijaansa. Tarinan tehtävänä on jättää jälki, on sitten kyseessä henkilöhaastattelu, tuotejuttu tai some-postaus. Olemme usein asiakkaan kanssa sormeilleet lehden paperivaihtoehtoja ja miettineet, välittyykö viesti paremmin päällystämättömällä vai päällystetyllä paperilla. Tuottaako pelkkä paperi mielikuvan, joka tukee brändiviestiä?

Ihmisen aivot ovat kummalliset, salaperäiset ja arvaamattomat. Alzheimerin taudissa sairaus aiheuttaa aivoissa muutoksia, jotka johtavat vähitellen muistijärjestelmän vaurioitumiseen. Vastaanottamamme viestit kulkevat aivoissa sähköisinä impulsseina, joista muodostuu ajatuksia ja muistoja. Alzheimerin tauti katkaisee impulssien kulun ja ehkäisee välittäjäaineiden toimintaa.

Markkinointiviestintä taistelee aivojen huomiosta monen muun sanoman kanssa. Viestin vastaanottamista helpottaa, jos tilanne on otollinen. Lukijamme pysähtyy ja tarttuu lehteen, kiinnostuu ja jatkaa lukemista. Kun juttua kirjoittaessa on ajatellut lukijaa, kohderyhmää, ottavat lukijan aivot viestin vastaan helpommin. Jos tässä tilanteessa jätämme muistijäljen, olemme päässeet maaliin tai ainakin kalkkiviivoille.

Onko muistaminen sama asia kuin muistot? Voiko muistaa väärin? Perheen nuorimmaisena seuraan toisinaan kiinnostuneena vanhempien sisarusteni keskustelua jostain menneestä tapahtumasta, joka sattui silloin, kun itse vielä konttasin, mutta sisaruksilla olivat jo tennarit jalassa. Jokaisella on samasta tapahtumasta oma muistikuvansa. Onko kuitenkin pääasia, että muistaa? Läheiseni kelpaavatkin mikrohistorian lähteiksi – tieto on ristiriitaista, mutta hedelmällistä.

Jouluun liittyy muistaminen. Annamme lahjoja, lähetämme kortteja ja viestejä. Vaikka keinoja ja kanavia on monia, tavoite on sama. Muistan sinut!

Sähköpostin toimivuus on kiinni sinusta

Sähköpostin asema tänä päivänä on mielenkiintoinen. Pikaviestisovellusten ja ammatillisten keskustelutyökalujen kasvaessa alati suositummiksi perinteinen sähköposti saattaa tuntua jäykältä ja vanhanaikaiselta – onhan pohjimmiltaan kyseessä vain elektroninen kirje. Tästä huolimatta ”maili” on edelleen aktiivisesti käytössä niin töissä kuin vapaa-ajalla.

Vajaan 20 vuoden mailiurani aikana olen saanut todistaa lukemattomia ilmaisutapoja, joista osa toimii valitussa formaatissa tehokkaasti ja osa taas ei-niin-tehokkaasti. Tässä blogahduksessa jaan muutamia mietteitä siitä, miten sähköpostikeskusteluista voi tehdä sujuvampia ja samalla säästää kaikkien osapuolten aikaa.

Ulkoasulla on ihan oikeasti väliä

Kaikessa viestinnässä on omat etikettinsä, eikä sähköposti ole poikkeus. Vähänkään virallisemmalla asialla liikkuvan on hyvä muun muassa otsikoida viesti osuvasti, tervehtiä kohteliaasti, jäsennellä asiansa selkeästi ja panostaa allekirjoitukseen.

Hyvää ja selkeää kieltä ei kuitenkaan kannata heittää romukoppaan, vaikka vastaanottaja olisi tutumpi. Vaikka viesti on lyhyt ja ote rento, auttavat selkeät virkkeet ja kappaleet silti asiasisällön ymmärtämistä. Parhaimmillaan pieni panostus sähköpostiviestiin säästää siis kaikkien aikaa, kun vastaanottaja ymmärtää asian kerralla eikä lähettäjän tarvitse myöhemmin vastailla tarkentaviin kysymyksiin.

Lisäksi on hyvä muistaa, että verkossa lähettämäsi teksti muodostaa, ainakin kyseisessä hetkessä, vastaanottajalle mielikuvan sinusta. Eksessiivinen sivistys- ja lainasanojen viljely voi muodostaa arrogantin kuvan, kun taas CapsLockin liiallinen käyttö NÄYTTÄÄ POIKKEUKSETTA HUUTAMISELTA. ja entäpä välimerkkien ja kirjainkokojen käyttäminen miten sattuu ?? se saattaa saada lähettäjän vaikuttamaan välinpitämättömältä/ jopa yksinkertaiselta….

Siisti ja selkeä ulkoasu taas luo ammattimaisen ja hallitun kuvan. Tämä ei edelleenkään välttämättä tarkoita jäykkää kirjakieltä, sillä myös rentoa ja rempseää tekstiä voi kirjoittaa hyvin. Anna sisällön määrätä sävysi, älä ulkoasun!

Mailin mitta - kuinka paljon on liikaa?

Sähköpostiviestin ihannemitasta löytynee monia näkemyksiä, mutta yleisesti suositeltua on pitää viestit tiiviinä. ”Enintään kolme riviä asiaa”, kertoo kollegani aikanaan kuulema peukkusääntö. Samalla on kuitenkin hyvä varoa liian lyhyttä chat-tyylistä viestittelyä. Kaikki eivät esimerkiksi ketjuta viestejä sähköpostiohjelmassaan, jolloin jatkuvina pieninä paloina etenevä keskustelu käy äkkiä työlääksi.

Toisaalta harva ihminen nauttii elektroniseen kirjelaatikkoonsa pamahtaneesta tekstiseinästä. Mikäli asiaa on paljon, nousee aiemmin mainittu jäsentely ja selkeä rakenne erityisen tärkeäksi. Hyvä tapa voikin olla esimerkiksi varoittaa viestin alussa lukijaa siitä, että luvassa on pitkä kirjoitus.

Ota vastaanottaja huomioon

Tärkeintä on mielestäni vastata tähän: Kenelle olet viestiä kirjoittamassa? Vastaanottaja on nimittäin lopulta ainoa viestiäsi arvioiva osapuoli. Mikäli tiedät vastaanottajan kestävän vinon pinon analyyttistä tekstiä, anna mennä. Mikäli kyseessä on toistaiseksi vieraampi henkilö, voi konservatiivisuus mitan ja tyylin suhteen olla paikallaan. Todella tutulle taas voi heittää tekstiä rehellisen rennoin rantein, jos siltä tuntuu. Kaikissa tapauksissa toivon vain, että koetat tehdä vastaanottajan lukukokemuksesta mahdollisimman helpon ja miellyttävän.