Viesti ja dokumentoi - 3 vinkkiä, joiden ansiosta viet projektin menestyksellä maaliin

dreamstime_6094581.jpg

Suunnitelmallisella, säännöllisellä ja avoimella viestinnällä projekti kuin projekti pysyy raiteillaan. Onnistuneella viestinnällä nujerretaan odottamattomatkin haasteet ja lisätään luottamusta tiimin jäsenten kesken.

Takkuileva tiedonkulku taas muodostaa tulpan projektin etenemiselle ja aiheuttaa usein ylimääräisiä sotkuja. Jos projektissa mukana olevilla tahoilla ei ole kokonaiskuvaa tilanteesta, joutuvat he usein turvautumaan pelkkiin oletuksiin. Näin projekti voi yllättäen lähteä omille raiteilleen ja projektipäällikön on vaikea pitää kokonaisuutta kasassa.

Uuden projektin alkaessa sille määritetään usein aikataulu, budjetti ja tavoitteet. Viestintäkäytäntöjen sopiminen saattaa kuitenkin tohinan keskellä unohtua. Kun viestinnälle on luotu selkeät yhteiset pelisäännöt, voidaan yllätyksiin reagoida nopeasti ja säästää tiiminjäsenten aikaa, energiaa sekä hermoja.

Viestinnän peruskäytännöt kuntoon

Projektipäällikön tehtävänä on määrittää yhteiset käytännöt ja kanavat viestinnälle sekä pitää huolta siitä, että kaikilla tiimin jäsenillä on tarvittava tieto omien tehtäviensä hoitamiseksi. Viestinnän merkitys korostuu virtuaalitiimeissä ja globaaleissa projekteissa, joissa kontaktit tiiminjäseniin ovat sähköisten työkalujen varassa. Kun viestintäkäytännöt ovat kaikille selvät, jokaisella on mahdollisuus hoitaa omaa osa-aluettaan itsenäisesti, mutta ajankohtaiseen ja yhteiseen tietoon perustuen.

Tässä 3 vinkkiä, jotka auttavat projektiviestinnän raamien pystyttämisessä:

1. Dokumentoi tieto. Kaikki projektiin liittyvä perustieto aikatauluista työnjakoon on hyvä olla kirjallisessa muodossa. Dokumentaatio kannattaa koota yhteen paikkaan, johon jokainen osallistuja pääsee helposti käsiksi. Näin tiimiläisten ei tarvitse arvuutella, mistä tai keneltä löytyy mikäkin tieto, ja samalla vältytään lukuisilta kaoottisesti eri suuntaan sinkoilevilta sähköposteilta ja liitetiedostoilta. Projektitietopankki helpottaa asioita huomattavasti myös silloin, jos projektin miehityksessä tapahtuu muutoksia ja uusien kasvojen täytyy nopeasti päästä sisälle projektiin.

2. Järjestä säännölliset projektipalaverit. Projektin edetessä tiimi kannattaa koota säännöllisesti yhteen käymään läpi projektin tilanne. Jos tiimi on hajautunut eri paikkoihin, palaverin voi järjestää Skypessä tai muussa videopuhelupalvelussa. Jokainen palaveri kannattaa suunnitella hyvin, jotta aikaa ei kulu turhaan sähläämiseen. Hyvä käytäntö on lähettää osallistujille etukäteen agenda ja pyytää heitä valmistautumaan sen pohjalta palaveriin. Palaverin jälkeen on myös hyvä jakaa osallistujille lyhyt muistio, johon on kirjattu keskustelun pääkohdat, päätökset ja tehtävänjaot. Näihin on tarvittaessa jokaisen helppo palata projektin edetessä.

3. Kannusta aktiiviseen tiedonjakoon. Projektipäällikön vastuulla on luoda viestinnälle raamit, mutta viestinnän toteuttaminen on kaikkien projektiin osallistuvien vastuulla. Tiedonjako ei tarkoita vain ylhäältä alaspäin tapahtuvaa monologia, vaan kaikki osallistujat ovat vastuussa tiedonkulun toiminnasta. Tiimin jäsenten välistä tiedonjakoa voi helpottaa esimerkiksi ottamalla käyttöön Slackin kaltainen työkäyttöön soveltuva pikaviestipalvelu, jonka avulla niin kahdenkeskinen viestintä kuin ryhmäkeskustelut sujuvat ketterästi. Kun tietoa jaetaan aktiivisesti projektin osallistujien kesken yhteisten pelisääntöjen mukaisesti, projekti etenee sujuvasti.

Heli Koskinen on OSG Viestinnän viestintäkonsultti, joka on vetänyt useita kansainvälisiä some-kampanjoita.

NÄIN JÄRJESTÄT TIMANTTISEN TAPAHTUMAN - 7 VINKKIÄ, JOILLA ONNISTUT

aditya-chinchure-494048.jpg

Tapahtuman järjestämisen haasteet ovat usein suoraan verrannollisia tilaisuuden kokoon. Esimerkiksi ulkona järjestettävä suuri tapahtuma on yleensä rakennettava lähes kokonaan, kun taas toimistotiloissa toteutettavan pienen tapahtuman järjestäjä voi luottaa siihen, että teknologia toimii ilman suurempia järjestelyitä.

Nykypäivän sosiaalisen median kulttuuri on myös luonut tapahtumatuotannolle uusia mahdollisuuksia, jotka kannattaa ottaa huomioon jo tapahtumaa suunnitellessa.

7 vinkkiä tapahtumatuottajalle:

1. Selvitä luvat. Tapahtuman järjestämiseen tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta. Suurimmalle osalle tapahtumista pakollisia ovat ainakin tapahtumapaikan haltijan lupa sekä poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta. Lupien selvittämiseen ja hakemiseen on hyvä varata reilusti aikaa.

2. Aikatauluta, budjetoi ja varaa ajoissa. Nykypäivän tapahtumissa korostuu elämyksellisyys. Osallistujille halutaan tarjota monipuolisempaa ja trendikkäämpää sisältöä kuin aiemmin. Tällöin myös aikataulutuksen merkitys kasvaa, sillä tuotanto vaatii enemmän aikaa – ja helposti myös rahaa.

3. Mieti, mitä tapahtumasta jää käteen myös sen jälkeen. Tapahtumat ovat sosiaalisen median kulta-aikaa. Tapahtumista twiitataan ja materiaalia julkaistaan Facebookissa sekä Instagramissa. Siksi tilaisuudelle on hyvä keksiä oma hashtag hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Hyödynnä hashtagia jo tapahtuman markkinoinnissa.

Tehokas keino lisätä tapahtumajärjestäjän näkyvyyttä on myös valmistaa tapahtumapaikalle kuvausseinä. Kuvattavan taustalla komeileva seinä hoitaa tehokkaasti tapahtuman jälkimarkkinointia ja saa tapahtuman ihmisten huulille myös sen jälkeen. Määritellyllä hashtagilla tehtyjen postausten määrää voi hyödyntää osana tapahtuman loppuarviointia.

4. Huolehdi ihmisistä. Etenkin isoissa tapahtumissa keskitytään yleensä kokonaisuuteen. Miltä oma messuosasto näyttää? Onko se tarpeeksi näyttävä? Jos esimerkiksi messuosastolla tavoitteena on tehdä pieniä haastatteluja tai napata ihmisistä kuvia, kannattaa varata peili, tarraharja, hiuslakkaa ja puuteria. Asiakas vaikuttuu ja kokee tulleensa huomioiduksi. Muista huomioida myös säilytysratkaisut. Huonosti piilotetut johdot tai jaloissa pyörivät tietokonelaukut kielivät epäammattimaisesta tapahtumajärjestämisestä.

5.  Kyltitä ja opasta. Huolehdi, että lähellä tapahtumapaikkaa on useita, selkeitä opastuskylttejä. Tilaisuuteen saapuu mahdollisesti myös asiakkaita, jotka eivät ole aikaisemmin käyneet tapahtumapaikassa. Tapahtuman alussa on myös hyvä selvittää osallistujille, missä esimerkiksi tauko- ja wc-tilat sijaitsevat.

6. Muista ensiapu. Missä tahansa tapahtumassa, ulkona tai sisällä, ensiapulaukulle voi yllättäen tulla tarvetta. Varmista, että tapahtuma-alueelta löytyy edes yksi ensiapulaukku.

7. Tarkista nettiyhteys. Selvitä etukäteen, että tapahtumapaikan nettiyhteys on tarpeeksi nopea ja se toimii kaikkialla. Tapahtumajärjestäjällä on myös hyvä olla oma nettiyhteys mukana, jos paikan päällä tuleekin yllätyksiä.

Vinkit antoivat OSG Viestinnän tapahtumatuotannosta vastaava projektipäällikkö Aida Hubanic sekä harjoittelijamme Enni Kankaanpää.

Hyvin rakennettu työnantajamielikuva sitouttaa ja houkuttelee

Työnantajamielikuva ja etenkin sen parantaminen on yksi tämän hetken positiivisimmista trendeistä. Termi on suomennettu sanoista employer branding. Suomennos on ongelmallinen, sillä se kuulostaa enemmän lopputulokselta kuin aktiiviselta prosessilta. Työnantajamielikuvan rakentaminen on kuitenkin strateginen prosessi, jossa olennaista on ymmärtää tärkeimpien sidosryhmien kokemus yrityksen tämän hetkisestä brändistä ja sen jälkeen määritellä millaisena brändi haluaa näkyä ja tulla koetuksi. Hyvin rakennettu työnantajamielikuva on organisaation aineeton etu, joka sitouttaa työntekijät ja houkuttelee potentiaalisia työntekijöitä.

Työnantajamielikuvan käsite on peräisin 1990-luvulta, jolloin Simon Barrow ja Tim Ambler esittelivät aiheen Journal of Brand Management -julkaisussa. Barrow ja Ambler nostavat työnantajabrändin kuluttajabrändin oheen. He määrittelevät työnantajabrändin pääasialliseksi tehtäväksi tarjota johdolle työkaluja, joilla voidaan yksinkertaistaa prosesseja ja keskittyä olennaiseen, lisätä tuottavuutta, parantaa rekrytointia ja työntekijöiden sitoutumista. Kyse on siis nimenomaan aktiivisesta tekemisestä.

Rekrytoinnin väline

Työnantajamielikuvasta puhutaan paljon rekrytoinnin yhteydessä eikä syyttä. Huono tai mitäänsanomaton työnantajamielikuva saa timanttiset tekijät valitsemaan mieluummin kilpailijan. Yrityksen menestyksen kannalta on tärkeää napata sille sopivimmat lahjakkuudet ja pitää nykyisistä työntekijöistä kiinni tarjoamalla hedelmällinen, molempia osapuolia palveleva työsuhde. Työntekijöiden sitouttaminen on tärkeää muuttuvan työelämän ristiaallokossa sekä aloilla, joilla on pulaa osaajista. Ammattitaitoinen henkilöstö tuottaa organisaatiolle arvoa ja lisää sen tulosta. Motivoituneet työntekijät ovat innokkaita suosittelemaan yritystä. He työskentelevät tehokkaammin ja omaksuvat sujuvammin uusia asioita.

LinkedInin Global Recruiting Trends 2017 -katsauksen mukaan 80% henkilöstöjohtajista uskoo, että työnantajamielikuvalla on merkittävä vaikutus yritysten kykyyn palkata parhaat tekijät. Työnhakijat ja rekrytoijat ovat samaa mieltä siitä, että työkulttuuri on yrityksille ratkaisevan tärkeä erottautumiskeino. Työnhakijoita kiinnostaa työkulttuurin lisäksi edut ja yrityksen pitkän tähtäimen tavoitteet ja suunnitelmat. Rekrytoijat taas uskovat työnhakijoita kiinnostavan työkulttuurin lisäksi yrityksen maine ja työn tarjoamat haasteet. Hyvin suunniteltu ja työnantajamielikuvaa vahvistava viestintä huomioi kohderyhmän ja varmistaa, että yrityksen viestit tulevat kuulluiksi.

Palvelumuotoilu <3 työnantajamielikuvan rakentaminen

Työnantajamielikuvan rakentaminen palvelumuotoilun keinoin on ihmislähtöistä ja osallistavaa. Palvelumuotoilu on iteroiva ja kokeileva prosessi, jossa muodostetaan syvä ymmärrys eri näkökulmista kehitettävän aiheen ympäriltä ja yhteissuunnittellaan tämän ymmärryksen pohjalta ihmislähtöinen lopputulos jalkautettavaksi ja jatkokehitettäväksi.

Palvelumuotoilun menetelmin voidaan esimerkiksi visualisoida yrityksen rekrytointiprosessi ja työntekijän polku työnantajamielikuvan näkökulmasta. Visualisointi auttaa hahmottamaan eri vaiheet ja tärkeimmät kohtaamispisteet, todentaa kokonaisuuden toimivat osat ja löytää kipupisteet kehittämistä varten. Yrityksestä voidaan myös suunnitella yhdessä persoona, kuvitteellinen ihmishahmo, joka kiteyttää yrityksen olennaiset piirteet työnantajamielikuvan näkökulmasta helposti lähestyttäväksi kokonaisuudeksi. Mitä menetelmiä ikinä valitaankin, niiden käytön tulee pohjautua syvään ymmärrykseen sidosryhmistä ja kehitettävästä työnantajamielikuvasta, jotta menetelmät eivät jää irrallisiksi mutuiluksi tai tyhjiksi post-it -lappukokoelmiksi.

Työntekijöiden osallistaminen prosessiin lisää työssä viihtymistä ja sitoutumista. Esimerkiksi yritysten arvojen tulisi olla lähtöisin työyhteisöstä itsestään ja niiden tulisi resonoida kaikissa työntekijöissä. Sama perusteellisuus pätee muuhunkin - työnantajamielikuva ei ole vain päälleliimattu makeilu rekryilmoituksissa. Se on osa yhteistä työkulttuuria, josta yrityksen tulisi osata kommunikoida myös ulospäin, josta tulee osata kommunikoida onnistuneesti myös ulospäin. Työnantajamielikuvan kehittämisessä johdon sitoutuminen ja tuki on ensiarvoisen tärkeää, sillä prosessi voi tarkoittaa jopa organisaation perusteiden kyseenalaistamista.

OSG Viestinnän Hyvän elämän muotoiluprojekti

Olemme käynnistäneet viime vuoden lopulla OSG Viestinnän oman muotoiluprojektin, jonka tarkoituksena on muotoilla työkulttuuria, työnantajamielikuvaa ja OSG Viestinnän brändiä heijastamaan hyvää elämää entistä paremmin niin sisäisesti kuin ulkoisesti. Ensi viikolla aloitamme yhteissuunnittelutyöpajat, joissa pohdimme koko yrityksen voimin keitä olemme, miksi olemme olemassa, mihin uskomme ja mikä tekee työstämme merkityksellistä. Käymme läpi, mitä hyviä puolia haluamme korostaa ja jatkokehittää, ja mistä taas haluamme eroon. Ja tietysti miten löydämme meille sopivimmat tyypit jatkossa töihin. Pysy kuulolla, kerromme muotoiluprojektistamme kevään mittaan lisää!

P.S. Meyer Turku ja OSG Agency sekä OSG Viestintä syventävät yhteistyötään. OSG rakentaa muun muassa Meyerin työnantajamielikuvaa, ja nyt yhteistyö laajenee entisestään. Lue lisää yhteistyöstämme.

 

Jaana Waari ja Mari Lounavaara

Waari ja Lounavaara ovat palvelumuotoilijoita OSG Viestinnässä.


Lähteet:

Barlow and Mosley: The Employer Brand®: Bringing the Best of Brand Management to People at Work

LinkedIn Global Recruiting Trends Report 2017

Työnantajamielikuvan merkitys yksilön sitoutumiselle

Wikipedia: https://en.wikipedia.org/wiki/Employer_branding

 

Onnistunut sisäinen viestintä vahvistaa koko työyhteisöä

glenn-carstens-peters-203007.jpg

Sisäinen viestintä on yksinkertaisimmillaan työyhteisön jäsenten välistä keskustelua: se voi olla jutustelua Slackissa, sähköposteja, whatsappia, kahvipöytäkeskusteluja tai vaikkapa Facebook-viestejä. Sujuva sisäinen viestintä tekee henkilökunnan elämästä hyvää, sillä kaikki tietävät missä mennään ja tuntevat kuuluvansa työyhteisöön. Hyvinvointi heijastuu myös yrityksen ulkopuolelle, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

Aina sisäinen viestintä ei suju edes viestinnän ammattilaisten kesken. Työyhteisömme on tiivis ja lämminhenkinen, mutta kun kiire lyö päälle ja kaikki hoitavat omia työtehtäviään, uutiset vaikkapa uusista asiakkuuksista saattavat jäädä osalta kuulematta. Aina tieto ei ole myöskään kulkenut Turun ja Helsingin toimistojen välillä. Onneksi virheistä voi oppia ja viestintätoimistokin alkaa panostaa sisäiseen viestintäänsä.

Suomen parhaiksi tituleeratuissa työpaikoissa viestintäkulttuuria kuvataan avoimeksi läpinäkyväksi. Niissä tiedon jakaminen on yrityskulttuuriin kuuluva hyve, ja työntekijöille kertyvä hiljainen tieto valjastetaan kaikkien käyttöön. Asioiden jakaminen työyhteisön kanssa ei ole ajanhukkaa, vaan panostus työn sujuvuuteen ja siten myös tuottavuuteen.

Sisäisen viestinnän muistilista: 5 vinkkiä

Seuraavat vinkit on suunnattu pienille ja keskikokoisille yrityksille, mutta niitä voi hyödyntää myös suuressa yrityksessä esimerkiksi tiimin keskinäiseen viestintään.

1. Tee tiedon jakamisesta tapa. Pienessä yrityksessä päävastuu tiedottamisesta voi olla vaikkapa toimitusjohtajalla, mutta jokaisen työntekijän selkärankaan tulisi iskostua ajatus omaan työhön liittyvien asioiden jakamisesta muille. Muistuta työyhteisöäsi säännöllisesti sisäisen viestimisen tärkeydestä ja kysy onko viestintä ollut heidän mielestään hyvää, vai pitäisikö jollain osa-alueella parantaa. 

2. Valitse luontevimmat kanavat. Sähköposti on yleensä paras tapa tiedottaa virallisemmista asioista. Nopeaan ja epämuodollisempaan viestinvaihtoon kannattaa hyödyntää niitä kanavia, jotka ovat työyhteisölle luontevimpia: myös vapaa-ajan viestimiseen tarkoitetut Facebook ja Whatsapp ovat hyviä vaihtoehtoja, jos kaikki ovat valmiita käyttämään niitä. Samalla kannattaa sopia selkeät pelisäännöt sen suhteen, mistä asioista viestitään missäkin kanavassa ja kirjata säännöt ylös.

3. Jaa parhaat käytännöt. Opitko uuden taidon, josta voisi olla hyötyä työkaverillesi? Oman osaamisen ja hiljaisen tiedon jakaminen vahvistaa koko työyhteisön osaamista. Jos olet ollut mielenkiintoisessa seminaarissa, kokoa oppimasi vaikkapa Google Driven tiedostoksi, ja jaa se kaikille.

4. Anna selkeät ohjeet ja käytä tähän aikaa. Työtehtävien välittäminen kollegalle on niin ikään sisäistä viestintää. Hätäisesti naputeltu ”voitko tehdä tämän”, jota seuraa epämääräinen selitys, jos sitäkään, hämmentää työkaveria, ja asian selvittelyyn sekä sitä viestiä seuraaviin lisäkysymyksiin voi kulua enemmän aikaa, kuin jos ohjeistus olisi alun perin ollut selkeä. Samoin välitettäviin viestiketjuihin olisi hyvä laittaa viestit yhteen kokoava lyhyt selitys, mikäli viestin vastaanottaja ei ole alun alkaen ollut ketjussa mukana. 

5. Muista kiitos. Kiittäminen ja kehut saavat kaikki hyvälle mielelle, vahvistavat työpaikan yhteishenkeä ja antavat itsevarmuutta välillä hektisen ja epävarman työelämän keskellä. Esimiesten olisi myös hyvä muistuttaa sekä henkilökohtaisista että yhteisistä saavutuksista ja luoda siten uskoa siihen, että työntekijät selviävät myös tulevista haasteista.

Etsimme hyvän elämän sanansaattajia

OSG_rekry.jpg

Oletko viestijä tai graafikko, joka haluaa tehdä niin asiakkaiden kuin kollegojesi elämästä hyvää? Meillä on OSG Viestinnässä aina haku päällä. Otamme mielellämme vastaan avoimia hakemuksia viestinnän ammattilaisilta ja graafikoilta, jotka haluavat viedä eteenpäin hyvän elämän sanomaa. Toivomme hakijoilta vähintään kolmen vuoden työkokemusta sekä valmiutta tarttua uusiin tehtäviin ennakkoluulottomasti ja välillä ripeälläkin aikataululla. Taustasi voi olla viestinnästä, mediasta tai markkinoinnista. Graafikoilta toivomme kokemusta lehtien taitosta ja/tai digitaalisesta suunnittelusta.

Tarjoamme aidosti kivan ja lämminhenkisen työyhteisön, monipuolisia työtehtäviä sekä työpöydän Helsingin tai Turun toimistollamme.

Lähetä avoin hakemus ja CV tai kysy lisää toimitusjohtaja Toni Pereziltä, p. 0400 630 063, toni.perez@osg.fi

Kerro hakemuksessasi, millaisista työtehtävistä olisit kiinnostunut, työhistoriastasi sekä siitä, mitä hyvä elämä sinulle merkitsee.