Vinkkejä tekstinkäsittelyn sudenkuoppiin

osgviestintä_tekstieditointi

Onko sinulla juuri nyt toisessa ikkunassa auki Microsoft Word, Google Docs tai jokin muu tekstinkäsittelyohjelma? Entä oletko koskaan tuskaillut erikoismerkkien kanssa tai turhautunut useiden tekstilähteiden yhdistelyyn? Tässä blogitekstissä jaamme joitakin vinkkejä tekstinkäsittelyn yleisiin sudenkuoppiin.

Useimmat blogimme lukijoista ovat todennäköisesti käyttäneet jotain tekstieditoria lähiaikoina. Itse tuotan ja muokkaan tekstiä viitenä päivänä viikossa, minkä vuoksi olen vuosien saatossa kohdannut ja ratkaissut lukuisia pieniä ongelmia tai erikoisuuksia tekstinkäsittelyn arvaamattomassa maailmassa. Tässä kirjoituksessa nostan esiin pari tapausta, jotka saattavat edelleen hidastaa kirjoitustyötäsi, sekä ratkaisuvaihtoehtoja näihin.

Vaikeasti tavoitettava ajatusviiva

Ajatusviivoja on kahdenlaisia: lyhyt n-viiva (–) ja pidempi m-viiva (—). Molemmat viivat ovat yhdysviivaa ja miinusmerkkiä pidempiä, ja niitä voidaan käyttää muun muassa rajakohtamerkinnöissä, poistomerkinnöissä, virkkeen sisäisissä välihuomautuksissa ja repliikkien tai lainausten edessä. Sekä n- että m-viivaa voidaan käyttää samoissa tilanteissa, mutta Kotimaisten kielten keskuksen mukaan suositeltavampaa on käyttää lyhyempää n-viivaa.

Ajatusviivan luominen dokumenttiin voi kuitenkin olla hieman haastavaa, sillä omaa näppäintä välimerkille ei ole. Lisäksi näppäinkomennot vaihtelevat käytettävästä ohjelmistosta ja laitteistosta riippuen.

Microsoft Word pyrkii pääasiassa muuntamaan merkit­ oikeaan muotoon kirjoitettavan tekstin mukaan. Yhtenäistä tekstiä tuotettaessa yhdysviivojen pitäisi siis muuntua ajatusviivoiksi, kun tarpeellista. Mikäli näin ei kuitenkaan tapahdu tai tarvitset viivan vaikkapa lainauksen merkiksi (tässä tapauksessa Word yrittää oletuksena aloittaa luetteloa), voi suoralle näppäinkomennolle olla käyttöä.

PC:llä n-viiva syntyy Wordissa esimerkiksi seuraavilla komennoilla:

  • Alt-painike pohjaan ja numeronäppäimistöltä sarja 0150 (m-viivan koodi on 0151)

  • Ctrl-painike pohjaan ja numeronäppäimistöltä miinusmerkin painike (m-viivalle sekä Ctrl että Alt pohjaan)

Applen Mac-tietokoneilla Wordia käytettäessä ajatusviiva syntyy Kotimaisten kielten keskuksen mukaan painamalla alt-näppäintä ja kirjainnäppäimistön viivanäppäintä.

Mikäli taas työskentelet Google Docs -sovelluksessa, vastaavia näppäinkomentoja ei ole tarjolla. Tällöin suosittelenkin klikkaamaan Työkalut-valikosta Asetukset ja määrittämään jonkin merkkijonon, jonka Docs jatkossa automaattisesti korvaa ajatusviivalla. Itse käytän tähän tarkoitukseen kahta peräkkäistä yhdysviivaa (--).

Kopiointi on tyyliasia

Jostain käsittämättömästä syystä useimpien tekstieditorien ja -kenttien oletusasetus on, että muusta lähteestä liitettävä teksti tuodaan tyyleineen päivineen. En ole ihan varma, olenko koskaan tätä ominaisuutta itse tarvinnut, mutta vähintään 99 prosentissa tapauksista kaipaan juuri päinvastaista: liittää työstämääni dokumenttiin pelkän tekstin, käyttäen oman dokumenttini fonttia.

Olettaen, että en ole kirkuva poikkeus massasta tämän suhteen, lukijammekin ovat jo varmasti turhautuneita tähän universaaliin vääryyteen. Onneksi useimmissa ohjelmistoissa Ctrl+Shift+V-komento liittää suoraan pelkän tekstisisällön ilman tyylejä. Wordissä taas kannattaa suunnata Asetuksien Lisäasetukset-välilehdelle ja vaihtaa liittämisen oletuskäyttäytymiseksi Säilytä vain teksti kaikissa tarpeellisissa tapauksissa. Kyse on tavallaan pienestä asiasta, mutta pitkässä juoksussa omiin tarpeisiin sopivimmat liittämisasetukset säästävät paljon aikaa.

Hädän hetkellä nokka kohti Googlea

Mikäli kohtaat jonkin muun ongelmatilanteen tai hankalasti luotavan erikoismerkin työssäsi, kannattaa asia suosiolla googlata pidemmän ihmettelyn sijaan. Hyvin todennäköisesti muutkin ovat kohdanneet saman sudenkuopan ja hakeneet siihen apua verkosta, jolloin vastaus kysymykseesi on jo valmiiksi saatavilla.

Lisäksi voit tiukassa paikassa jopa kopioida erikoismerkin Google-haun tuloksista ja liittää sen dokumenttiisi – vaikka tulevaisuuden kannalta on yleensä fiksumpaa opetella luomaan kaivatut merkit ja muut sisällöt itse käytetyssä sovelluksessa.

Menestyksekästä kirjoitusviikkoa kaikille!

Ympäristölle parempi joulu

koen-eijkelenboom-353707-unsplash_.jpg

Joulusta on ihana nauttia perinteitä vaalien, mutta pienillä teoilla voit vähentää juhlapyhän ympäristökuormitusta.

Kuusen alle palveluita

Jokainen tietää sen hetken, kun hikikarpalot valuvat pitkin selkää toppatakin alta, lahjapaniikki on kukoistuksessaan ja tekisi mieli romahtaa kauppakeskuksen lattialle itkemään. Jos tämä on kohtalosi jokaisena joulukuun 23. päivänä, ekologisin ja helpoin vaihtoehto on olla ostamatta mitään. Kuitenkin suurimmalla osalla omatunto kolkuttaa, jos kuusen alle ei ole tuonut yhtä ainutta pakettia, oiva vaihtoehto on ostaa palveluita lahjaksi. Jokainen tarvitsee kampaamokäyntejä tai hemmotteluhetkiä hierojalla. Toinen vaihtoehto on ostaa jotain, millä pidentää jo hankitun tavaran käyttöikää kuten vaateharja tai kenkävaha.

Suunnittele ja vaihda kasvisvaihtoehtoon

Joulu on suurta sikailun aikaa kirjaimellisesti. Joulukinkkuja myydään vuosittain noin 6­–7 miljoonaa kappaletta selviää Tilastokeskuksen 2017 tilastoista. Vaikka suurin osa haluaakin suosia kotimaista ja eettisesti tuotettua lihaa, kannattaa jouluna olla avoin myös kasvis- ja vegaanivaihtoehdoille. Kokeile esimerkiksi hitiksi noussutta porkkalaa tai seitanista tehtyä kinkkua tai keitä riisipuuro kookosmaitoon. Kasvikset myös kypsyvät uunissa nopeammin, mikä puolestaan säästää sähköä. Ruuan määrä kannattaa miettiä kunnolla etukäteen, jotta ylijäämää tulisi mahdollisimman vähän. Pakastin kannattaa myös siivota ja sulattaa, jotta mahdollisille ylijääneille sapuskoille on tilaa.

Paperista eroon

Jouluaattona olohuone muuttuu lahjapaperimereksi. Ympäristötietoinen tyyppi ottaakin tässä vaiheessa vanhat sanomalehdet käyttöön ja kääräisee lahjat siihen. Lahjapussit ovat oivallisia, koska niitä on helppo käyttää yhä uudestaan ja uudestaan. Jos lahjapaperia löytyy olohuoneen lattialta kilokaupalla, voi ne ottaa talteen ja käyttää seuraavana vuonna uudelleen. Aineettomien lahjojen kanssa harvoin on myöskään paketointirumbaa.

Kuusenhakureissusta perinne

Luonnonkuusen kasvihuonepäästöt ovat pienet, ja suurin osa ympäristövaikutuksista aiheutuu kuusen kuljettamisesta suomalaisten olohuoneisiin. Muodosta kuusenhakureissusta perinne, ja lähde koko perheen voimin noutamaan kuusta jalan. Kuusen kuljettamisessa voi käyttää apuna pulkkaa tai pyörää. Jos kuitenkin auto on välttämätön, yhdistä kuusikaupat ostosreissun yhteyteen.

Hiilijalanjäljillä

dreamstime_xl_80207150_muok.jpg

Käytämme OSG Viestinnässä mahdollisuuksien mukaan julkista liikennettä. Palaveri- ja haastattelumatkat taitetaan yleensä junalla tai pikavuorolla esimerkiksi Turun, Tampereen ja Helsingin välillä. Ja aina, jos aikataulut sallivat, niin Oulun, Rovaniemen ja Joensuunkin suuntaan mennään junalla. Pääkaupunkiseudulla bussit, metro ja lähijuna ovat usein taksia nopeampia ja myös edullisempia vaihtoehtoja. Ulkomaan messu- ja konferenssimatkat meilläkin toki lennetään.

Valitsemme julkisen liikenteen kahdesta syystä: se on ympäristöä säästävä tapa kulkea ja junassa tai bussissa pystyy työskentelemään tehokkaasti. Oman auton ratissa voi korkeintaan hoitaa asioita puhelimella. Kolmas syy, eikä ihan pieni sekään, on kustannusten kurissa pitäminen. Kymmenen matkaa sarjalipulla Turun ja Helsingin välillä maksaa saman verran kuin pari edestakaista reissua autolla. Meidän matkustusmäärissämme tämä on iso asia.

Meille junassa ja bussissa työskenteleminen on arkipäivää. Palaverimuistiot ja jutut syntyvät samassa tahdissa liikenteessä kuin työpöydän ääressäkin. Toki työskentely vaatii välillä keskittymistä, jos samaan junavaunuun osuus puhelias porukka tai lapsimatkustajalla on känkkäränkkäpäivä. Varhaisessa aamujunassa on välillä ihan harras tunnelma – tasainen läppärin näppäinten naputus siivittää osan porukan kesken jääneitä unia. Naputus kertoo myös siitä, että moni pitkää työmatkaa tekevä on vaihtanut auton julkiseen kulkuneuvoon.

Muokkaamme parhaillaan toimintamallejamme Ekokompassi-sertifikaatin mukaisiksi. Joukkoliikennettä on hyödynnetty toimistossamme jo vuosien ajan. Muutoksia listatessamme tämä kohta oli heti alussa mukava ruksata jo tehdyksi. Haluamme omalla toiminnallamme osoittaa, että joukkoliikenteen avulla voimme pienentää hiilijalanjälkeämme. Sovimme siis jatkossakin palaveriaikojamme julkisen liikenteen mukaan – onneksi esimerkiksi Turun ja pääkaupunkiseudun välillä yhteyksiä on paljon.

Lisää tietoa joukkoliikenteen ympäristövaikutuksista:

http://www.vrgroup.fi/fi/vrgroup/vastuullisuus/ymparisto/

http://www.linja-autoliitto.fi/fi/tietoa-alasta/ymparisto/

https://www.maaseuduntulevaisuus.fi/ymp%C3%A4rist%C3%B6/artikkeli-1.226412

TEHOKASTA MUTTA INHIMILLISTÄ – 4 VINKKIÄ ETÄTYÖSKENTELYYN

dreamstime_xxl_93251806.jpg

Suomessa on tehty etätöitä jo lähes 40 vuotta. Varsinkin näin kesällä on vapauttavaa, kun toimistoympäristön sijaan voikin jäädä töineen kotikonttorille. Aurinkoisella säällä voi suunnata perinteisesti laiturin nokkaan tai vaikka riippukeinuun.

Työ- ja elinkeinoministeriön tuottamasta työolobarometrista selviää, että etätyötä teki Suomessa viime vuonna säännöllisesti noin viidennes ja satunnaisesti 14 prosenttia palkansaajista. Päivittäin etätyötä teki kuitenkin vain noin kolme prosenttia.

Pahimmillaan etätyöskentely hämärtää työn ja vapaa-ajan rajaa entisestään, tekee työskentelystä rauhatonta ja katkonaista, hankaloittaa viestimistä sekä rikkoo yhteisöllisyyttä. Parhaimmillaan se kuitenkin tuo vapautta, säästää aikaa ja rahaa, monipuolistaa työtiloja sekä helpottaa arkiasioiden järjestelyä. Lisäksi se voi tuoda työrauhaa varsinkin, jos normaalisti tekee töitä avokonttorissa. Ja mikä parasta, etätyö antaa mahdollisuuden työskennellä yöpaidassa hiukset sikin sokin. 

Jotta etätyöskentelystä saisi esiin kaiken potentiaalin, täytyy siihen myös panostaa. Kesäkuussa OSG Viestinnässä oli mahdollisuus tehdä etätöitä niin paljon kuin halusi ja asiakastapaamiset vain antoivat myöten. Tästä inspiroituneina poimimme vinkit onnistuneeseen etätyöskentelyyn:

1. Viesti. Koska et välttämättä ole tekemisissä ihmisten kanssa kasvotusten, on aktiivinen viestintä erittäin tärkeää. Kun työkaverisi tietävät, missä olet ja mitä teet, vältytään väärinkäsityksiltä ja päällekkäisyyksiltä. Mikäli lyhyttä ja nopeaa viestintää on paljon, kannattaa sille etsiä oma väylänsä. Sähköpostin sijaan viestitulva kannattaa ohjata esimerkiksi pikaviestintäsovellukseen.

2. Hyödynnä pilveä. Jos et vielä ole tarkemmin tutustunut pilvipalveluihin, kannattaa se tehdä viimeistään nyt. Kun työt on tallennettu pilveen, ovat ne koko ajan siellä missä sinäkin. Pilvestä materiaalin pystyy myös helposti jakamaan työkaverille ilman, että sähköposti meuhkaa jatkuvasti täynnä olevasta postilaatikosta.

3. Löydä rytmi. Etätyöskentelyssä päivärytmi ja rutiinit unohtuvat helposti. Työt jatkuvat aamusta iltaan eikä selkeitä taukoja ole. Siksi etätyöskentely vaatiikin sekä itsensä johtamisen taitoa että armollisuutta.

Töitä voi tehdä tehokkaasti, mutta silti sisällyttää päivään normaalit tauot. Lounaan voi esimerkiksi sopia jonkun kanssa ulos, jolloin tulee sekä syötyä että pidettyä tauko. Pieni jaloittelu tekee hyvää muutenkin, ainakin jos kyseessä on istumatyö.

Etätyössä työn rikkoutuminen on luonnollista. Jos nopeasti silittää kissaansa, ei se automaattisesti tarkoita, että työpäivän pitäisi venyä yöhön. Kukaan ei paahda työpaikalla näppäimistö sauhuten ilman hengähdystaukoa, joten miksi niin pitäisi tehdä etätyöskentelynkään kohdalla?

4. Valikoi. Kaikkea mahdollista ei kannata tehdä etänä. Etätyö sopii parhaiten rauhaa ja keskittymistä vaativaan työhön kuten kirjoittamiseen. Etänä on hyvä hoitaa myös kiireiset tai pitkiä puheluita sisältävät tilanteet. Osa päivästä voi olla hyvä hoitaa etänä silloin, kun keskelle päivää osuu palaveri tai muu siirtymä. Jos to do -listassa kuitenkin on paljon pieniä ja katkonaisia tehtäviä, voi päivä etänä tehtynä muuttua vieläkin rikkonaisemmaksi. Kokonaiset etätyöpäivät palkitsevatkin eniten, kun niitä ei tee joka päivä.

Kirjoittaja on harjoittelijana OSG Viestinnässä kesän ajan.

Näin luot turvallisen salasanan - ja muistat sen

dreamstime_xxl_91130397.jpg

Käytämme yhä enenevissä määrin elektronisia palveluita. Pankkiasiat, opiskelu, viestiminen, valokuvien talletus ja järjestely, verkkokaupoissa shoppailu, elokuvalippujen varaus –nämä, ja monet muut arkipäiväiset tehtävät hoituvat näppärästi verkko- ja mobiilipalveluissa.

Tämä on parhaimmillaan ilahduttavan kätevää, mutta palvelukirjo tuo mukanaan myös tietoturvahaasteita salasanojen muodossa. Vaikka biometrisiä tunnistustapoja, kuten sormenjälkitunnistinta tai iiristunnistinta, hyödynnetään jo mobiililaitteissa, pääasiassa digipalveluihin kirjaudutaan edelleen käyttäjänimi-salasana-parivaljakon avulla. Salasanan pitäisi ehdottomasti olla uniikki kussakin palvelussa, vaikka yhden salasanan taktiikka tuntuisikin houkuttelevalta.

Miksi samaa salasanaa ei tulisi käyttää useissa palveluissa?

Yhteen ainoaan salasanaan luottaminen kaikissa käyttämissään palveluissa on digimunien laittamista samaan koriin. Niin kauan kuin vahinkoa ei tapahdu, kaikki on tietysti hyvin. Jos – ja Internetistä puhuttaessa pitää ennemmin sanoa kun – vahinko kuitenkin tapahtuu, yhden salasanan taktiikalla menevät kaikki munat kerralla rikki.

Kun hakkerilla on hallussaan käyttäjien kirjautumistunnukset palvelusta X, hänen on hyvin helppo massakokeilla samoja tunnuksia muihin suosittuihin palveluihin. Mikäli käyttäjällä on uniikki salasana kussakin palvelussa, tämä ei tietenkään tuota tulosta.

Miten voin sitten muistaa kaikki salasanani?

Ennen vanhaan salasanojen hallinta oli helppoa, kun käytössä oli todennäköisesti yhden käden sormilla laskettava määrä palveluja. Vuonna 2018 tilanne on kuitenkin toinen ja useimpien arsenaalista löytyy parhaimmillaan kymmeniä palveluja. Kuinka näiden kaikkien salasanat voisi millään muistaa ulkoa?

Vastaus on, että ei voi, eikä pidäkään. Ja ei, niitä ei myöskään pidä kirjoittaa Word-dokumenttiin ja jemmata työkoneen syövereihin. Sen sijaan kokonaisuuden pitäminen sekä käytännöllisenä ja turvallisena vaatii ulkoista salasanamanageria, joka hoitaa tunnusten ja salasanojen ”muistamisen” puolestasi.

Manageriohjelman avulla käyttäjä voi säilöä ja jäsennellä kaikki tarvitsemansa tunnukset ja salasanat turvallisesti salattuun muotoon, ja suojata tämän jälkeen kokonaisuuden yhdellä, erittäin vahvalla salasanalla. Näin ulkomuistiin ei tarvitse tallettaa kuin tuo yksi salasana, ja kaikkiin muihin tunnuksiin löytyy pääsy sen kautta. Käytännössä tarvitset managerointiohjelman, jos käytät enemmän kuin viittä palvelua, eikä käyttämissäsi palveluissa voi hyödyntää biometristä tunnistusta. Ohjelmia on olemassa lukuisia.

Entä millainen on hyvä salasana?

Uniikkien salasanojen luonti kaikkiin palveluihin on hyvä alku, mutta tämä ei yksinään vielä riitä. Lisäksi pitäisi huolehtia siitä, että jokainen käytetyistä salasanoista on vaikea murtaa. Ikävä kyllä jokavuotiset vuodot ja niiden perusteella tehdyt salasanalistaukset sisältävät aina karmaisevan huonoja salasanoja.

Millainen sitten on hyvä salasana? Perinteisten ohjeiden mukaan salasana on pitkä ja mahdollisimman monimutkainen ketju kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Tällaista salasanaa voi kuitenkin olla vaikea muistaa.

Viisaampaa onkin hyödyntää salalauseita. Salalauseella tarkoitetaan yhdistelmää sanoja ja kirjaimia, joiden asiayhteydet eivät ole normaaleja tai jotka eivät sellaisenaan löydy yleisistä sanakirjoista. Tästä huolimatta lauseella voi olla merkitystä sinulle, mikä tekee siitä satunnaista merkkijonoa helpomman muistaa, ja samalla lauseen mitta venyy helposti vaikkapa 20-30 merkin mittaiseksi. Näin pitkä salasana on erittäin vahva laskentavoimaan perustuvien murtoyritysten varalta.

Lempiesimerkkini tästä tarjoilee vuoden 2015 haastattelussa Edward Snowden, joka kuvailee hyväksi salalauseeksi merkkijonoa ”margaretthatcheris110%SEXY”. Lausetta ei varmasti löydy sanakirjasta, se sisältää useita merkkityyppejä, ja mitta on erittäin hyvä palvelun kuin palvelun salasanaksi. Tärkeimpänä kuitenkin, tämän lauseen muistaa varmasti!

Toivonkin, että jokainen lukijamme tekisi kesän ratoksi kartoituksen omaan salasanatilanteeseensa:

1. Selvitä, mitä palveluja käytät aktiivisesti.

2. Arvioi, oletko luonut kaikkiin käyttämiisi palveluihin uniikit ja vahvat salasanat.

3. Mikäli mahdollista, ota käyttöön jokin hyväksi todettu salasanojen hallintasovellus.

4. Järjestä ja talleta kaikki tunnuksesi salasanasovellukseen sekä uusi tarpeen mukaan palveluiden salasanoja.

5. Kun kaikki on mielestäsi reilassa, muista silloin tällöin silti vaihtaa käyttämäsi salasanat uusiin.

Aurinkoista ja ennen kaikkea tietoturvallista kesää kaikille!

Kirjoittaja on teknologiaan erikoistunut viestintäkonsultti.