TEHOKASTA MUTTA INHIMILLISTÄ – 4 VINKKIÄ ETÄTYÖSKENTELYYN

dreamstime_xxl_93251806.jpg

Suomessa on tehty etätöitä jo lähes 40 vuotta. Varsinkin näin kesällä on vapauttavaa, kun toimistoympäristön sijaan voikin jäädä töineen kotikonttorille. Aurinkoisella säällä voi suunnata perinteisesti laiturin nokkaan tai vaikka riippukeinuun.

Työ- ja elinkeinoministeriön tuottamasta työolobarometrista selviää, että etätyötä teki Suomessa viime vuonna säännöllisesti noin viidennes ja satunnaisesti 14 prosenttia palkansaajista. Päivittäin etätyötä teki kuitenkin vain noin kolme prosenttia.

Pahimmillaan etätyöskentely hämärtää työn ja vapaa-ajan rajaa entisestään, tekee työskentelystä rauhatonta ja katkonaista, hankaloittaa viestimistä sekä rikkoo yhteisöllisyyttä. Parhaimmillaan se kuitenkin tuo vapautta, säästää aikaa ja rahaa, monipuolistaa työtiloja sekä helpottaa arkiasioiden järjestelyä. Lisäksi se voi tuoda työrauhaa varsinkin, jos normaalisti tekee töitä avokonttorissa. Ja mikä parasta, etätyö antaa mahdollisuuden työskennellä yöpaidassa hiukset sikin sokin. 

Jotta etätyöskentelystä saisi esiin kaiken potentiaalin, täytyy siihen myös panostaa. Kesäkuussa OSG Viestinnässä oli mahdollisuus tehdä etätöitä niin paljon kuin halusi ja asiakastapaamiset vain antoivat myöten. Tästä inspiroituneina poimimme vinkit onnistuneeseen etätyöskentelyyn:

1. Viesti. Koska et välttämättä ole tekemisissä ihmisten kanssa kasvotusten, on aktiivinen viestintä erittäin tärkeää. Kun työkaverisi tietävät, missä olet ja mitä teet, vältytään väärinkäsityksiltä ja päällekkäisyyksiltä. Mikäli lyhyttä ja nopeaa viestintää on paljon, kannattaa sille etsiä oma väylänsä. Sähköpostin sijaan viestitulva kannattaa ohjata esimerkiksi pikaviestintäsovellukseen.

2. Hyödynnä pilveä. Jos et vielä ole tarkemmin tutustunut pilvipalveluihin, kannattaa se tehdä viimeistään nyt. Kun työt on tallennettu pilveen, ovat ne koko ajan siellä missä sinäkin. Pilvestä materiaalin pystyy myös helposti jakamaan työkaverille ilman, että sähköposti meuhkaa jatkuvasti täynnä olevasta postilaatikosta.

3. Löydä rytmi. Etätyöskentelyssä päivärytmi ja rutiinit unohtuvat helposti. Työt jatkuvat aamusta iltaan eikä selkeitä taukoja ole. Siksi etätyöskentely vaatiikin sekä itsensä johtamisen taitoa että armollisuutta.

Töitä voi tehdä tehokkaasti, mutta silti sisällyttää päivään normaalit tauot. Lounaan voi esimerkiksi sopia jonkun kanssa ulos, jolloin tulee sekä syötyä että pidettyä tauko. Pieni jaloittelu tekee hyvää muutenkin, ainakin jos kyseessä on istumatyö.

Etätyössä työn rikkoutuminen on luonnollista. Jos nopeasti silittää kissaansa, ei se automaattisesti tarkoita, että työpäivän pitäisi venyä yöhön. Kukaan ei paahda työpaikalla näppäimistö sauhuten ilman hengähdystaukoa, joten miksi niin pitäisi tehdä etätyöskentelynkään kohdalla?

4. Valikoi. Kaikkea mahdollista ei kannata tehdä etänä. Etätyö sopii parhaiten rauhaa ja keskittymistä vaativaan työhön kuten kirjoittamiseen. Etänä on hyvä hoitaa myös kiireiset tai pitkiä puheluita sisältävät tilanteet. Osa päivästä voi olla hyvä hoitaa etänä silloin, kun keskelle päivää osuu palaveri tai muu siirtymä. Jos to do -listassa kuitenkin on paljon pieniä ja katkonaisia tehtäviä, voi päivä etänä tehtynä muuttua vieläkin rikkonaisemmaksi. Kokonaiset etätyöpäivät palkitsevatkin eniten, kun niitä ei tee joka päivä.

Kirjoittaja on harjoittelijana OSG Viestinnässä kesän ajan.

Näin luot turvallisen salasanan - ja muistat sen

dreamstime_xxl_91130397.jpg

Käytämme yhä enenevissä määrin elektronisia palveluita. Pankkiasiat, opiskelu, viestiminen, valokuvien talletus ja järjestely, verkkokaupoissa shoppailu, elokuvalippujen varaus –nämä, ja monet muut arkipäiväiset tehtävät hoituvat näppärästi verkko- ja mobiilipalveluissa.

Tämä on parhaimmillaan ilahduttavan kätevää, mutta palvelukirjo tuo mukanaan myös tietoturvahaasteita salasanojen muodossa. Vaikka biometrisiä tunnistustapoja, kuten sormenjälkitunnistinta tai iiristunnistinta, hyödynnetään jo mobiililaitteissa, pääasiassa digipalveluihin kirjaudutaan edelleen käyttäjänimi-salasana-parivaljakon avulla. Salasanan pitäisi ehdottomasti olla uniikki kussakin palvelussa, vaikka yhden salasanan taktiikka tuntuisikin houkuttelevalta.

Miksi samaa salasanaa ei tulisi käyttää useissa palveluissa?

Yhteen ainoaan salasanaan luottaminen kaikissa käyttämissään palveluissa on digimunien laittamista samaan koriin. Niin kauan kuin vahinkoa ei tapahdu, kaikki on tietysti hyvin. Jos – ja Internetistä puhuttaessa pitää ennemmin sanoa kun – vahinko kuitenkin tapahtuu, yhden salasanan taktiikalla menevät kaikki munat kerralla rikki.

Kun hakkerilla on hallussaan käyttäjien kirjautumistunnukset palvelusta X, hänen on hyvin helppo massakokeilla samoja tunnuksia muihin suosittuihin palveluihin. Mikäli käyttäjällä on uniikki salasana kussakin palvelussa, tämä ei tietenkään tuota tulosta.

Miten voin sitten muistaa kaikki salasanani?

Ennen vanhaan salasanojen hallinta oli helppoa, kun käytössä oli todennäköisesti yhden käden sormilla laskettava määrä palveluja. Vuonna 2018 tilanne on kuitenkin toinen ja useimpien arsenaalista löytyy parhaimmillaan kymmeniä palveluja. Kuinka näiden kaikkien salasanat voisi millään muistaa ulkoa?

Vastaus on, että ei voi, eikä pidäkään. Ja ei, niitä ei myöskään pidä kirjoittaa Word-dokumenttiin ja jemmata työkoneen syövereihin. Sen sijaan kokonaisuuden pitäminen sekä käytännöllisenä ja turvallisena vaatii ulkoista salasanamanageria, joka hoitaa tunnusten ja salasanojen ”muistamisen” puolestasi.

Manageriohjelman avulla käyttäjä voi säilöä ja jäsennellä kaikki tarvitsemansa tunnukset ja salasanat turvallisesti salattuun muotoon, ja suojata tämän jälkeen kokonaisuuden yhdellä, erittäin vahvalla salasanalla. Näin ulkomuistiin ei tarvitse tallettaa kuin tuo yksi salasana, ja kaikkiin muihin tunnuksiin löytyy pääsy sen kautta. Käytännössä tarvitset managerointiohjelman, jos käytät enemmän kuin viittä palvelua, eikä käyttämissäsi palveluissa voi hyödyntää biometristä tunnistusta. Ohjelmia on olemassa lukuisia.

Entä millainen on hyvä salasana?

Uniikkien salasanojen luonti kaikkiin palveluihin on hyvä alku, mutta tämä ei yksinään vielä riitä. Lisäksi pitäisi huolehtia siitä, että jokainen käytetyistä salasanoista on vaikea murtaa. Ikävä kyllä jokavuotiset vuodot ja niiden perusteella tehdyt salasanalistaukset sisältävät aina karmaisevan huonoja salasanoja.

Millainen sitten on hyvä salasana? Perinteisten ohjeiden mukaan salasana on pitkä ja mahdollisimman monimutkainen ketju kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Tällaista salasanaa voi kuitenkin olla vaikea muistaa.

Viisaampaa onkin hyödyntää salalauseita. Salalauseella tarkoitetaan yhdistelmää sanoja ja kirjaimia, joiden asiayhteydet eivät ole normaaleja tai jotka eivät sellaisenaan löydy yleisistä sanakirjoista. Tästä huolimatta lauseella voi olla merkitystä sinulle, mikä tekee siitä satunnaista merkkijonoa helpomman muistaa, ja samalla lauseen mitta venyy helposti vaikkapa 20-30 merkin mittaiseksi. Näin pitkä salasana on erittäin vahva laskentavoimaan perustuvien murtoyritysten varalta.

Lempiesimerkkini tästä tarjoilee vuoden 2015 haastattelussa Edward Snowden, joka kuvailee hyväksi salalauseeksi merkkijonoa ”margaretthatcheris110%SEXY”. Lausetta ei varmasti löydy sanakirjasta, se sisältää useita merkkityyppejä, ja mitta on erittäin hyvä palvelun kuin palvelun salasanaksi. Tärkeimpänä kuitenkin, tämän lauseen muistaa varmasti!

Toivonkin, että jokainen lukijamme tekisi kesän ratoksi kartoituksen omaan salasanatilanteeseensa:

1. Selvitä, mitä palveluja käytät aktiivisesti.

2. Arvioi, oletko luonut kaikkiin käyttämiisi palveluihin uniikit ja vahvat salasanat.

3. Mikäli mahdollista, ota käyttöön jokin hyväksi todettu salasanojen hallintasovellus.

4. Järjestä ja talleta kaikki tunnuksesi salasanasovellukseen sekä uusi tarpeen mukaan palveluiden salasanoja.

5. Kun kaikki on mielestäsi reilassa, muista silloin tällöin silti vaihtaa käyttämäsi salasanat uusiin.

Aurinkoista ja ennen kaikkea tietoturvallista kesää kaikille!

Kirjoittaja on teknologiaan erikoistunut viestintäkonsultti.

Shokkeja ja sopeutumista - toukokuussa voimaantullut GDPR herätti monenlaisia tunteita

EU:n uusi tietosuoja-asetus GDPR on nyt voimassa. Eniten huomiota, usein huumorin siivittämänä, uudistuksessa taisi lopulta saada ihmiset yllättänyt valtava sähköpostitulva. Juuri ennen GDPR:n voimaan tuloa lukemattomat yritykset tiedottivat sähköpostitse joko omista päivitetyistä tietosuojaehdoistaan tai pyytääkseen uudelleen lupaa jatkaa vaikkapa uutiskirjeiden lähettämistä.

Monilta osin ylivarovaisuuden puolelle mennyt viestintäratkaisu kertoo ainakin siitä, että GDPR on otettu yrityksissä vakavasti. Toisaalta, monille on myös voinut olla loppuun asti hieman epäselvää, millaisia toimenpiteitä ja kykyjä uusi asetus yrityksiltä lopulta vaati. Onkin hyvin helppoa kuvitella, että yritykset ovat käyneet läpi hieman suruaikaa muistuttaneen prosessin alkuvuodesta 2018:

1. Shokkivaiheessa tapahtunut tuntuu epätodelliselta. Eihän näin todella voi käydä, eihän tämä minua koske?

2. Reaktiovaiheessa totuus alkaa hiljalleen upota. Muotoutuu alustava suunnitelma, ja tarmolla pyritään piilottamaan sisällä vellova murhe.

3. Käsittelyvaiheessa tapahtunutta käydään läpi tarkemmin. Ulkoista apua haetaan ja pintaan voi nousta monenkinlaisia tunteita. Katkeruutta aiheutuneesta lisävaivasta, hämmennystä lakikoukeroista, pelkoa virheistä.

4. Sopeutumisvaiheessa tasapaino saavutetaan lopulta uudelleen. Ilo elämään löytyy jälleen varman päälle pelaamisen kautta, ja resursseja vapautuu taas pitkästä aikaa muidenkin asioiden hoitoon.

Viesti ja dokumentoi - 3 vinkkiä, joiden ansiosta viet projektin menestyksellä maaliin

dreamstime_6094581.jpg

Suunnitelmallisella, säännöllisellä ja avoimella viestinnällä projekti kuin projekti pysyy raiteillaan. Onnistuneella viestinnällä nujerretaan odottamattomatkin haasteet ja lisätään luottamusta tiimin jäsenten kesken.

Takkuileva tiedonkulku taas muodostaa tulpan projektin etenemiselle ja aiheuttaa usein ylimääräisiä sotkuja. Jos projektissa mukana olevilla tahoilla ei ole kokonaiskuvaa tilanteesta, joutuvat he usein turvautumaan pelkkiin oletuksiin. Näin projekti voi yllättäen lähteä omille raiteilleen ja projektipäällikön on vaikea pitää kokonaisuutta kasassa.

Uuden projektin alkaessa sille määritetään usein aikataulu, budjetti ja tavoitteet. Viestintäkäytäntöjen sopiminen saattaa kuitenkin tohinan keskellä unohtua. Kun viestinnälle on luotu selkeät yhteiset pelisäännöt, voidaan yllätyksiin reagoida nopeasti ja säästää tiiminjäsenten aikaa, energiaa sekä hermoja.

Viestinnän peruskäytännöt kuntoon

Projektipäällikön tehtävänä on määrittää yhteiset käytännöt ja kanavat viestinnälle sekä pitää huolta siitä, että kaikilla tiimin jäsenillä on tarvittava tieto omien tehtäviensä hoitamiseksi. Viestinnän merkitys korostuu virtuaalitiimeissä ja globaaleissa projekteissa, joissa kontaktit tiiminjäseniin ovat sähköisten työkalujen varassa. Kun viestintäkäytännöt ovat kaikille selvät, jokaisella on mahdollisuus hoitaa omaa osa-aluettaan itsenäisesti, mutta ajankohtaiseen ja yhteiseen tietoon perustuen.

Tässä 3 vinkkiä, jotka auttavat projektiviestinnän raamien pystyttämisessä:

1. Dokumentoi tieto. Kaikki projektiin liittyvä perustieto aikatauluista työnjakoon on hyvä olla kirjallisessa muodossa. Dokumentaatio kannattaa koota yhteen paikkaan, johon jokainen osallistuja pääsee helposti käsiksi. Näin tiimiläisten ei tarvitse arvuutella, mistä tai keneltä löytyy mikäkin tieto, ja samalla vältytään lukuisilta kaoottisesti eri suuntaan sinkoilevilta sähköposteilta ja liitetiedostoilta. Projektitietopankki helpottaa asioita huomattavasti myös silloin, jos projektin miehityksessä tapahtuu muutoksia ja uusien kasvojen täytyy nopeasti päästä sisälle projektiin.

2. Järjestä säännölliset projektipalaverit. Projektin edetessä tiimi kannattaa koota säännöllisesti yhteen käymään läpi projektin tilanne. Jos tiimi on hajautunut eri paikkoihin, palaverin voi järjestää Skypessä tai muussa videopuhelupalvelussa. Jokainen palaveri kannattaa suunnitella hyvin, jotta aikaa ei kulu turhaan sähläämiseen. Hyvä käytäntö on lähettää osallistujille etukäteen agenda ja pyytää heitä valmistautumaan sen pohjalta palaveriin. Palaverin jälkeen on myös hyvä jakaa osallistujille lyhyt muistio, johon on kirjattu keskustelun pääkohdat, päätökset ja tehtävänjaot. Näihin on tarvittaessa jokaisen helppo palata projektin edetessä.

3. Kannusta aktiiviseen tiedonjakoon. Projektipäällikön vastuulla on luoda viestinnälle raamit, mutta viestinnän toteuttaminen on kaikkien projektiin osallistuvien vastuulla. Tiedonjako ei tarkoita vain ylhäältä alaspäin tapahtuvaa monologia, vaan kaikki osallistujat ovat vastuussa tiedonkulun toiminnasta. Tiimin jäsenten välistä tiedonjakoa voi helpottaa esimerkiksi ottamalla käyttöön Slackin kaltainen työkäyttöön soveltuva pikaviestipalvelu, jonka avulla niin kahdenkeskinen viestintä kuin ryhmäkeskustelut sujuvat ketterästi. Kun tietoa jaetaan aktiivisesti projektin osallistujien kesken yhteisten pelisääntöjen mukaisesti, projekti etenee sujuvasti.

Heli Koskinen on OSG Viestinnän viestintäkonsultti, joka on vetänyt useita kansainvälisiä some-kampanjoita.

NÄIN JÄRJESTÄT TIMANTTISEN TAPAHTUMAN - 7 VINKKIÄ, JOILLA ONNISTUT

aditya-chinchure-494048.jpg

Tapahtuman järjestämisen haasteet ovat usein suoraan verrannollisia tilaisuuden kokoon. Esimerkiksi ulkona järjestettävä suuri tapahtuma on yleensä rakennettava lähes kokonaan, kun taas toimistotiloissa toteutettavan pienen tapahtuman järjestäjä voi luottaa siihen, että teknologia toimii ilman suurempia järjestelyitä.

Nykypäivän sosiaalisen median kulttuuri on myös luonut tapahtumatuotannolle uusia mahdollisuuksia, jotka kannattaa ottaa huomioon jo tapahtumaa suunnitellessa.

7 vinkkiä tapahtumatuottajalle:

1. Selvitä luvat. Tapahtuman järjestämiseen tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta. Suurimmalle osalle tapahtumista pakollisia ovat ainakin tapahtumapaikan haltijan lupa sekä poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta. Lupien selvittämiseen ja hakemiseen on hyvä varata reilusti aikaa.

2. Aikatauluta, budjetoi ja varaa ajoissa. Nykypäivän tapahtumissa korostuu elämyksellisyys. Osallistujille halutaan tarjota monipuolisempaa ja trendikkäämpää sisältöä kuin aiemmin. Tällöin myös aikataulutuksen merkitys kasvaa, sillä tuotanto vaatii enemmän aikaa – ja helposti myös rahaa.

3. Mieti, mitä tapahtumasta jää käteen myös sen jälkeen. Tapahtumat ovat sosiaalisen median kulta-aikaa. Tapahtumista twiitataan ja materiaalia julkaistaan Facebookissa sekä Instagramissa. Siksi tilaisuudelle on hyvä keksiä oma hashtag hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Hyödynnä hashtagia jo tapahtuman markkinoinnissa.

Tehokas keino lisätä tapahtumajärjestäjän näkyvyyttä on myös valmistaa tapahtumapaikalle kuvausseinä. Kuvattavan taustalla komeileva seinä hoitaa tehokkaasti tapahtuman jälkimarkkinointia ja saa tapahtuman ihmisten huulille myös sen jälkeen. Määritellyllä hashtagilla tehtyjen postausten määrää voi hyödyntää osana tapahtuman loppuarviointia.

4. Huolehdi ihmisistä. Etenkin isoissa tapahtumissa keskitytään yleensä kokonaisuuteen. Miltä oma messuosasto näyttää? Onko se tarpeeksi näyttävä? Jos esimerkiksi messuosastolla tavoitteena on tehdä pieniä haastatteluja tai napata ihmisistä kuvia, kannattaa varata peili, tarraharja, hiuslakkaa ja puuteria. Asiakas vaikuttuu ja kokee tulleensa huomioiduksi. Muista huomioida myös säilytysratkaisut. Huonosti piilotetut johdot tai jaloissa pyörivät tietokonelaukut kielivät epäammattimaisesta tapahtumajärjestämisestä.

5.  Kyltitä ja opasta. Huolehdi, että lähellä tapahtumapaikkaa on useita, selkeitä opastuskylttejä. Tilaisuuteen saapuu mahdollisesti myös asiakkaita, jotka eivät ole aikaisemmin käyneet tapahtumapaikassa. Tapahtuman alussa on myös hyvä selvittää osallistujille, missä esimerkiksi tauko- ja wc-tilat sijaitsevat.

6. Muista ensiapu. Missä tahansa tapahtumassa, ulkona tai sisällä, ensiapulaukulle voi yllättäen tulla tarvetta. Varmista, että tapahtuma-alueelta löytyy edes yksi ensiapulaukku.

7. Tarkista nettiyhteys. Selvitä etukäteen, että tapahtumapaikan nettiyhteys on tarpeeksi nopea ja se toimii kaikkialla. Tapahtumajärjestäjällä on myös hyvä olla oma nettiyhteys mukana, jos paikan päällä tuleekin yllätyksiä.

Vinkit antoivat OSG Viestinnän tapahtumatuotannosta vastaava projektipäällikkö Aida Hubanic sekä harjoittelijamme Enni Kankaanpää.