Sähköpostin toimivuus on kiinni sinusta

Sähköpostin asema tänä päivänä on mielenkiintoinen. Pikaviestisovellusten ja ammatillisten keskustelutyökalujen kasvaessa alati suositummiksi perinteinen sähköposti saattaa tuntua jäykältä ja vanhanaikaiselta – onhan pohjimmiltaan kyseessä vain elektroninen kirje. Tästä huolimatta ”maili” on edelleen aktiivisesti käytössä niin töissä kuin vapaa-ajalla.

Vajaan 20 vuoden mailiurani aikana olen saanut todistaa lukemattomia ilmaisutapoja, joista osa toimii valitussa formaatissa tehokkaasti ja osa taas ei-niin-tehokkaasti. Tässä blogahduksessa jaan muutamia mietteitä siitä, miten sähköpostikeskusteluista voi tehdä sujuvampia ja samalla säästää kaikkien osapuolten aikaa.

Ulkoasulla on ihan oikeasti väliä

Kaikessa viestinnässä on omat etikettinsä, eikä sähköposti ole poikkeus. Vähänkään virallisemmalla asialla liikkuvan on hyvä muun muassa otsikoida viesti osuvasti, tervehtiä kohteliaasti, jäsennellä asiansa selkeästi ja panostaa allekirjoitukseen.

Hyvää ja selkeää kieltä ei kuitenkaan kannata heittää romukoppaan, vaikka vastaanottaja olisi tutumpi. Vaikka viesti on lyhyt ja ote rento, auttavat selkeät virkkeet ja kappaleet silti asiasisällön ymmärtämistä. Parhaimmillaan pieni panostus sähköpostiviestiin säästää siis kaikkien aikaa, kun vastaanottaja ymmärtää asian kerralla eikä lähettäjän tarvitse myöhemmin vastailla tarkentaviin kysymyksiin.

Lisäksi on hyvä muistaa, että verkossa lähettämäsi teksti muodostaa, ainakin kyseisessä hetkessä, vastaanottajalle mielikuvan sinusta. Eksessiivinen sivistys- ja lainasanojen viljely voi muodostaa arrogantin kuvan, kun taas CapsLockin liiallinen käyttö NÄYTTÄÄ POIKKEUKSETTA HUUTAMISELTA. ja entäpä välimerkkien ja kirjainkokojen käyttäminen miten sattuu ?? se saattaa saada lähettäjän vaikuttamaan välinpitämättömältä/ jopa yksinkertaiselta….

Siisti ja selkeä ulkoasu taas luo ammattimaisen ja hallitun kuvan. Tämä ei edelleenkään välttämättä tarkoita jäykkää kirjakieltä, sillä myös rentoa ja rempseää tekstiä voi kirjoittaa hyvin. Anna sisällön määrätä sävysi, älä ulkoasun!

Mailin mitta - kuinka paljon on liikaa?

Sähköpostiviestin ihannemitasta löytynee monia näkemyksiä, mutta yleisesti suositeltua on pitää viestit tiiviinä. ”Enintään kolme riviä asiaa”, kertoo kollegani aikanaan kuulema peukkusääntö. Samalla on kuitenkin hyvä varoa liian lyhyttä chat-tyylistä viestittelyä. Kaikki eivät esimerkiksi ketjuta viestejä sähköpostiohjelmassaan, jolloin jatkuvina pieninä paloina etenevä keskustelu käy äkkiä työlääksi.

Toisaalta harva ihminen nauttii elektroniseen kirjelaatikkoonsa pamahtaneesta tekstiseinästä. Mikäli asiaa on paljon, nousee aiemmin mainittu jäsentely ja selkeä rakenne erityisen tärkeäksi. Hyvä tapa voikin olla esimerkiksi varoittaa viestin alussa lukijaa siitä, että luvassa on pitkä kirjoitus.

Ota vastaanottaja huomioon

Tärkeintä on mielestäni vastata tähän: Kenelle olet viestiä kirjoittamassa? Vastaanottaja on nimittäin lopulta ainoa viestiäsi arvioiva osapuoli. Mikäli tiedät vastaanottajan kestävän vinon pinon analyyttistä tekstiä, anna mennä. Mikäli kyseessä on toistaiseksi vieraampi henkilö, voi konservatiivisuus mitan ja tyylin suhteen olla paikallaan. Todella tutulle taas voi heittää tekstiä rehellisen rennoin rantein, jos siltä tuntuu. Kaikissa tapauksissa toivon vain, että koetat tehdä vastaanottajan lukukokemuksesta mahdollisimman helpon ja miellyttävän.