Onnistunut sisäinen viestintä vahvistaa koko työyhteisöä

glenn-carstens-peters-203007.jpg

Sisäinen viestintä on yksinkertaisimmillaan työyhteisön jäsenten välistä keskustelua: se voi olla jutustelua Slackissa, sähköposteja, whatsappia, kahvipöytäkeskusteluja tai vaikkapa Facebook-viestejä. Sujuva sisäinen viestintä tekee henkilökunnan elämästä hyvää, sillä kaikki tietävät missä mennään ja tuntevat kuuluvansa työyhteisöön. Hyvinvointi heijastuu myös yrityksen ulkopuolelle, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

Aina sisäinen viestintä ei suju edes viestinnän ammattilaisten kesken. Työyhteisömme on tiivis ja lämminhenkinen, mutta kun kiire lyö päälle ja kaikki hoitavat omia työtehtäviään, uutiset vaikkapa uusista asiakkuuksista saattavat jäädä osalta kuulematta. Aina tieto ei ole myöskään kulkenut Turun ja Helsingin toimistojen välillä. Onneksi virheistä voi oppia ja viestintätoimistokin alkaa panostaa sisäiseen viestintäänsä.

Suomen parhaiksi tituleeratuissa työpaikoissa viestintäkulttuuria kuvataan avoimeksi läpinäkyväksi. Niissä tiedon jakaminen on yrityskulttuuriin kuuluva hyve, ja työntekijöille kertyvä hiljainen tieto valjastetaan kaikkien käyttöön. Asioiden jakaminen työyhteisön kanssa ei ole ajanhukkaa, vaan panostus työn sujuvuuteen ja siten myös tuottavuuteen.

Sisäisen viestinnän muistilista: 5 vinkkiä

Seuraavat vinkit on suunnattu pienille ja keskikokoisille yrityksille, mutta niitä voi hyödyntää myös suuressa yrityksessä esimerkiksi tiimin keskinäiseen viestintään.

1. Tee tiedon jakamisesta tapa. Pienessä yrityksessä päävastuu tiedottamisesta voi olla vaikkapa toimitusjohtajalla, mutta jokaisen työntekijän selkärankaan tulisi iskostua ajatus omaan työhön liittyvien asioiden jakamisesta muille. Muistuta työyhteisöäsi säännöllisesti sisäisen viestimisen tärkeydestä ja kysy onko viestintä ollut heidän mielestään hyvää, vai pitäisikö jollain osa-alueella parantaa. 

2. Valitse luontevimmat kanavat. Sähköposti on yleensä paras tapa tiedottaa virallisemmista asioista. Nopeaan ja epämuodollisempaan viestinvaihtoon kannattaa hyödyntää niitä kanavia, jotka ovat työyhteisölle luontevimpia: myös vapaa-ajan viestimiseen tarkoitetut Facebook ja Whatsapp ovat hyviä vaihtoehtoja, jos kaikki ovat valmiita käyttämään niitä. Samalla kannattaa sopia selkeät pelisäännöt sen suhteen, mistä asioista viestitään missäkin kanavassa ja kirjata säännöt ylös.

3. Jaa parhaat käytännöt. Opitko uuden taidon, josta voisi olla hyötyä työkaverillesi? Oman osaamisen ja hiljaisen tiedon jakaminen vahvistaa koko työyhteisön osaamista. Jos olet ollut mielenkiintoisessa seminaarissa, kokoa oppimasi vaikkapa Google Driven tiedostoksi, ja jaa se kaikille.

4. Anna selkeät ohjeet ja käytä tähän aikaa. Työtehtävien välittäminen kollegalle on niin ikään sisäistä viestintää. Hätäisesti naputeltu ”voitko tehdä tämän”, jota seuraa epämääräinen selitys, jos sitäkään, hämmentää työkaveria, ja asian selvittelyyn sekä sitä viestiä seuraaviin lisäkysymyksiin voi kulua enemmän aikaa, kuin jos ohjeistus olisi alun perin ollut selkeä. Samoin välitettäviin viestiketjuihin olisi hyvä laittaa viestit yhteen kokoava lyhyt selitys, mikäli viestin vastaanottaja ei ole alun alkaen ollut ketjussa mukana. 

5. Muista kiitos. Kiittäminen ja kehut saavat kaikki hyvälle mielelle, vahvistavat työpaikan yhteishenkeä ja antavat itsevarmuutta välillä hektisen ja epävarman työelämän keskellä. Esimiesten olisi myös hyvä muistuttaa sekä henkilökohtaisista että yhteisistä saavutuksista ja luoda siten uskoa siihen, että työntekijät selviävät myös tulevista haasteista.