NÄIN JÄRJESTÄT TIMANTTISEN TAPAHTUMAN - 7 VINKKIÄ, JOILLA ONNISTUT

aditya-chinchure-494048.jpg

Tapahtuman järjestämisen haasteet ovat usein suoraan verrannollisia tilaisuuden kokoon. Esimerkiksi ulkona järjestettävä suuri tapahtuma on yleensä rakennettava lähes kokonaan, kun taas toimistotiloissa toteutettavan pienen tapahtuman järjestäjä voi luottaa siihen, että teknologia toimii ilman suurempia järjestelyitä.

Nykypäivän sosiaalisen median kulttuuri on myös luonut tapahtumatuotannolle uusia mahdollisuuksia, jotka kannattaa ottaa huomioon jo tapahtumaa suunnitellessa.

7 vinkkiä tapahtumatuottajalle:

1. Selvitä luvat. Tapahtuman järjestämiseen tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta. Suurimmalle osalle tapahtumista pakollisia ovat ainakin tapahtumapaikan haltijan lupa sekä poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta. Lupien selvittämiseen ja hakemiseen on hyvä varata reilusti aikaa.

2. Aikatauluta, budjetoi ja varaa ajoissa. Nykypäivän tapahtumissa korostuu elämyksellisyys. Osallistujille halutaan tarjota monipuolisempaa ja trendikkäämpää sisältöä kuin aiemmin. Tällöin myös aikataulutuksen merkitys kasvaa, sillä tuotanto vaatii enemmän aikaa – ja helposti myös rahaa.

3. Mieti, mitä tapahtumasta jää käteen myös sen jälkeen. Tapahtumat ovat sosiaalisen median kulta-aikaa. Tapahtumista twiitataan ja materiaalia julkaistaan Facebookissa sekä Instagramissa. Siksi tilaisuudelle on hyvä keksiä oma hashtag hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Hyödynnä hashtagia jo tapahtuman markkinoinnissa.

Tehokas keino lisätä tapahtumajärjestäjän näkyvyyttä on myös valmistaa tapahtumapaikalle kuvausseinä. Kuvattavan taustalla komeileva seinä hoitaa tehokkaasti tapahtuman jälkimarkkinointia ja saa tapahtuman ihmisten huulille myös sen jälkeen. Määritellyllä hashtagilla tehtyjen postausten määrää voi hyödyntää osana tapahtuman loppuarviointia.

4. Huolehdi ihmisistä. Etenkin isoissa tapahtumissa keskitytään yleensä kokonaisuuteen. Miltä oma messuosasto näyttää? Onko se tarpeeksi näyttävä? Jos esimerkiksi messuosastolla tavoitteena on tehdä pieniä haastatteluja tai napata ihmisistä kuvia, kannattaa varata peili, tarraharja, hiuslakkaa ja puuteria. Asiakas vaikuttuu ja kokee tulleensa huomioiduksi. Muista huomioida myös säilytysratkaisut. Huonosti piilotetut johdot tai jaloissa pyörivät tietokonelaukut kielivät epäammattimaisesta tapahtumajärjestämisestä.

5.  Kyltitä ja opasta. Huolehdi, että lähellä tapahtumapaikkaa on useita, selkeitä opastuskylttejä. Tilaisuuteen saapuu mahdollisesti myös asiakkaita, jotka eivät ole aikaisemmin käyneet tapahtumapaikassa. Tapahtuman alussa on myös hyvä selvittää osallistujille, missä esimerkiksi tauko- ja wc-tilat sijaitsevat.

6. Muista ensiapu. Missä tahansa tapahtumassa, ulkona tai sisällä, ensiapulaukulle voi yllättäen tulla tarvetta. Varmista, että tapahtuma-alueelta löytyy edes yksi ensiapulaukku.

7. Tarkista nettiyhteys. Selvitä etukäteen, että tapahtumapaikan nettiyhteys on tarpeeksi nopea ja se toimii kaikkialla. Tapahtumajärjestäjällä on myös hyvä olla oma nettiyhteys mukana, jos paikan päällä tuleekin yllätyksiä.

Vinkit antoivat OSG Viestinnän tapahtumatuotannosta vastaava projektipäällikkö Aida Hubanic sekä harjoittelijamme Enni Kankaanpää.