Viestintä

Shokkeja ja sopeutumista - toukokuussa voimaantullut GDPR herätti monenlaisia tunteita

EU:n uusi tietosuoja-asetus GDPR on nyt voimassa. Eniten huomiota, usein huumorin siivittämänä, uudistuksessa taisi lopulta saada ihmiset yllättänyt valtava sähköpostitulva. Juuri ennen GDPR:n voimaan tuloa lukemattomat yritykset tiedottivat sähköpostitse joko omista päivitetyistä tietosuojaehdoistaan tai pyytääkseen uudelleen lupaa jatkaa vaikkapa uutiskirjeiden lähettämistä.

Monilta osin ylivarovaisuuden puolelle mennyt viestintäratkaisu kertoo ainakin siitä, että GDPR on otettu yrityksissä vakavasti. Toisaalta, monille on myös voinut olla loppuun asti hieman epäselvää, millaisia toimenpiteitä ja kykyjä uusi asetus yrityksiltä lopulta vaati. Onkin hyvin helppoa kuvitella, että yritykset ovat käyneet läpi hieman suruaikaa muistuttaneen prosessin alkuvuodesta 2018:

1. Shokkivaiheessa tapahtunut tuntuu epätodelliselta. Eihän näin todella voi käydä, eihän tämä minua koske?

2. Reaktiovaiheessa totuus alkaa hiljalleen upota. Muotoutuu alustava suunnitelma, ja tarmolla pyritään piilottamaan sisällä vellova murhe.

3. Käsittelyvaiheessa tapahtunutta käydään läpi tarkemmin. Ulkoista apua haetaan ja pintaan voi nousta monenkinlaisia tunteita. Katkeruutta aiheutuneesta lisävaivasta, hämmennystä lakikoukeroista, pelkoa virheistä.

4. Sopeutumisvaiheessa tasapaino saavutetaan lopulta uudelleen. Ilo elämään löytyy jälleen varman päälle pelaamisen kautta, ja resursseja vapautuu taas pitkästä aikaa muidenkin asioiden hoitoon.

Viesti ja dokumentoi - 3 vinkkiä, joiden ansiosta viet projektin menestyksellä maaliin

dreamstime_6094581.jpg

Suunnitelmallisella, säännöllisellä ja avoimella viestinnällä projekti kuin projekti pysyy raiteillaan. Onnistuneella viestinnällä nujerretaan odottamattomatkin haasteet ja lisätään luottamusta tiimin jäsenten kesken.

Takkuileva tiedonkulku taas muodostaa tulpan projektin etenemiselle ja aiheuttaa usein ylimääräisiä sotkuja. Jos projektissa mukana olevilla tahoilla ei ole kokonaiskuvaa tilanteesta, joutuvat he usein turvautumaan pelkkiin oletuksiin. Näin projekti voi yllättäen lähteä omille raiteilleen ja projektipäällikön on vaikea pitää kokonaisuutta kasassa.

Uuden projektin alkaessa sille määritetään usein aikataulu, budjetti ja tavoitteet. Viestintäkäytäntöjen sopiminen saattaa kuitenkin tohinan keskellä unohtua. Kun viestinnälle on luotu selkeät yhteiset pelisäännöt, voidaan yllätyksiin reagoida nopeasti ja säästää tiiminjäsenten aikaa, energiaa sekä hermoja.

Viestinnän peruskäytännöt kuntoon

Projektipäällikön tehtävänä on määrittää yhteiset käytännöt ja kanavat viestinnälle sekä pitää huolta siitä, että kaikilla tiimin jäsenillä on tarvittava tieto omien tehtäviensä hoitamiseksi. Viestinnän merkitys korostuu virtuaalitiimeissä ja globaaleissa projekteissa, joissa kontaktit tiiminjäseniin ovat sähköisten työkalujen varassa. Kun viestintäkäytännöt ovat kaikille selvät, jokaisella on mahdollisuus hoitaa omaa osa-aluettaan itsenäisesti, mutta ajankohtaiseen ja yhteiseen tietoon perustuen.

Tässä 3 vinkkiä, jotka auttavat projektiviestinnän raamien pystyttämisessä:

1. Dokumentoi tieto. Kaikki projektiin liittyvä perustieto aikatauluista työnjakoon on hyvä olla kirjallisessa muodossa. Dokumentaatio kannattaa koota yhteen paikkaan, johon jokainen osallistuja pääsee helposti käsiksi. Näin tiimiläisten ei tarvitse arvuutella, mistä tai keneltä löytyy mikäkin tieto, ja samalla vältytään lukuisilta kaoottisesti eri suuntaan sinkoilevilta sähköposteilta ja liitetiedostoilta. Projektitietopankki helpottaa asioita huomattavasti myös silloin, jos projektin miehityksessä tapahtuu muutoksia ja uusien kasvojen täytyy nopeasti päästä sisälle projektiin.

2. Järjestä säännölliset projektipalaverit. Projektin edetessä tiimi kannattaa koota säännöllisesti yhteen käymään läpi projektin tilanne. Jos tiimi on hajautunut eri paikkoihin, palaverin voi järjestää Skypessä tai muussa videopuhelupalvelussa. Jokainen palaveri kannattaa suunnitella hyvin, jotta aikaa ei kulu turhaan sähläämiseen. Hyvä käytäntö on lähettää osallistujille etukäteen agenda ja pyytää heitä valmistautumaan sen pohjalta palaveriin. Palaverin jälkeen on myös hyvä jakaa osallistujille lyhyt muistio, johon on kirjattu keskustelun pääkohdat, päätökset ja tehtävänjaot. Näihin on tarvittaessa jokaisen helppo palata projektin edetessä.

3. Kannusta aktiiviseen tiedonjakoon. Projektipäällikön vastuulla on luoda viestinnälle raamit, mutta viestinnän toteuttaminen on kaikkien projektiin osallistuvien vastuulla. Tiedonjako ei tarkoita vain ylhäältä alaspäin tapahtuvaa monologia, vaan kaikki osallistujat ovat vastuussa tiedonkulun toiminnasta. Tiimin jäsenten välistä tiedonjakoa voi helpottaa esimerkiksi ottamalla käyttöön Slackin kaltainen työkäyttöön soveltuva pikaviestipalvelu, jonka avulla niin kahdenkeskinen viestintä kuin ryhmäkeskustelut sujuvat ketterästi. Kun tietoa jaetaan aktiivisesti projektin osallistujien kesken yhteisten pelisääntöjen mukaisesti, projekti etenee sujuvasti.

Heli Koskinen on OSG Viestinnän viestintäkonsultti, joka on vetänyt useita kansainvälisiä some-kampanjoita.

Onnistunut sisäinen viestintä vahvistaa koko työyhteisöä

glenn-carstens-peters-203007.jpg

Sisäinen viestintä on yksinkertaisimmillaan työyhteisön jäsenten välistä keskustelua: se voi olla jutustelua Slackissa, sähköposteja, whatsappia, kahvipöytäkeskusteluja tai vaikkapa Facebook-viestejä. Sujuva sisäinen viestintä tekee henkilökunnan elämästä hyvää, sillä kaikki tietävät missä mennään ja tuntevat kuuluvansa työyhteisöön. Hyvinvointi heijastuu myös yrityksen ulkopuolelle, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

Aina sisäinen viestintä ei suju edes viestinnän ammattilaisten kesken. Työyhteisömme on tiivis ja lämminhenkinen, mutta kun kiire lyö päälle ja kaikki hoitavat omia työtehtäviään, uutiset vaikkapa uusista asiakkuuksista saattavat jäädä osalta kuulematta. Aina tieto ei ole myöskään kulkenut Turun ja Helsingin toimistojen välillä. Onneksi virheistä voi oppia ja viestintätoimistokin alkaa panostaa sisäiseen viestintäänsä.

Suomen parhaiksi tituleeratuissa työpaikoissa viestintäkulttuuria kuvataan avoimeksi läpinäkyväksi. Niissä tiedon jakaminen on yrityskulttuuriin kuuluva hyve, ja työntekijöille kertyvä hiljainen tieto valjastetaan kaikkien käyttöön. Asioiden jakaminen työyhteisön kanssa ei ole ajanhukkaa, vaan panostus työn sujuvuuteen ja siten myös tuottavuuteen.

Sisäisen viestinnän muistilista: 5 vinkkiä

Seuraavat vinkit on suunnattu pienille ja keskikokoisille yrityksille, mutta niitä voi hyödyntää myös suuressa yrityksessä esimerkiksi tiimin keskinäiseen viestintään.

1. Tee tiedon jakamisesta tapa. Pienessä yrityksessä päävastuu tiedottamisesta voi olla vaikkapa toimitusjohtajalla, mutta jokaisen työntekijän selkärankaan tulisi iskostua ajatus omaan työhön liittyvien asioiden jakamisesta muille. Muistuta työyhteisöäsi säännöllisesti sisäisen viestimisen tärkeydestä ja kysy onko viestintä ollut heidän mielestään hyvää, vai pitäisikö jollain osa-alueella parantaa. 

2. Valitse luontevimmat kanavat. Sähköposti on yleensä paras tapa tiedottaa virallisemmista asioista. Nopeaan ja epämuodollisempaan viestinvaihtoon kannattaa hyödyntää niitä kanavia, jotka ovat työyhteisölle luontevimpia: myös vapaa-ajan viestimiseen tarkoitetut Facebook ja Whatsapp ovat hyviä vaihtoehtoja, jos kaikki ovat valmiita käyttämään niitä. Samalla kannattaa sopia selkeät pelisäännöt sen suhteen, mistä asioista viestitään missäkin kanavassa ja kirjata säännöt ylös.

3. Jaa parhaat käytännöt. Opitko uuden taidon, josta voisi olla hyötyä työkaverillesi? Oman osaamisen ja hiljaisen tiedon jakaminen vahvistaa koko työyhteisön osaamista. Jos olet ollut mielenkiintoisessa seminaarissa, kokoa oppimasi vaikkapa Google Driven tiedostoksi, ja jaa se kaikille.

4. Anna selkeät ohjeet ja käytä tähän aikaa. Työtehtävien välittäminen kollegalle on niin ikään sisäistä viestintää. Hätäisesti naputeltu ”voitko tehdä tämän”, jota seuraa epämääräinen selitys, jos sitäkään, hämmentää työkaveria, ja asian selvittelyyn sekä sitä viestiä seuraaviin lisäkysymyksiin voi kulua enemmän aikaa, kuin jos ohjeistus olisi alun perin ollut selkeä. Samoin välitettäviin viestiketjuihin olisi hyvä laittaa viestit yhteen kokoava lyhyt selitys, mikäli viestin vastaanottaja ei ole alun alkaen ollut ketjussa mukana. 

5. Muista kiitos. Kiittäminen ja kehut saavat kaikki hyvälle mielelle, vahvistavat työpaikan yhteishenkeä ja antavat itsevarmuutta välillä hektisen ja epävarman työelämän keskellä. Esimiesten olisi myös hyvä muistuttaa sekä henkilökohtaisista että yhteisistä saavutuksista ja luoda siten uskoa siihen, että työntekijät selviävät myös tulevista haasteista.

Luther ja hyvä elämä

blogi_kuva.jpg

Vuosi 2017 on kulunut juhlien. Suomi täyttää täydet sata ja Pikku kakkonenkin jo 40 vuotta. Reformaation 500-vuotinen merkkivuosi huipentui marraskuussa. Juhlat ovat hieno asia, koska muuten kaikki olisi vain arkea.

Olin Lutherin kanssa samassa pitopöydässä. Ei se ihan larppaamista ollut, kun vain Luther oli rooliasussa, mutta oli yllättävän elämyksellistä miettiä herkkuja notkuvan pöydän ääressä, mitä 500 vuotta sitten tapahtui. Millaista tarinaa silloin elettiin? Mitäköhän Ransu Karvakuono olisi kysynyt Lutherilta tai hänen vaimoltaan Katharinalta? Ehkäpä jotain perheen Tölpel-nimisestä koirasta.

Kieli on olennainen osa tarinaa. Onneksi Mikael Agricola oli Lutherin oppilas, jotta viesti kaikille yhteisestä kielestä rantautui myös Suomeen. Kansankielen tärkeys ja sanoman ymmärtäminen olivat kirjakielen synnyn perusta. Kielen, jota voi kirjoittaa, painaa ja lukea. Muutama sata vuotta myöhemmin Aleksis Kivi osoitti, kuinka kauniisti ja runollisesti suomen kieli soi paperilla.

On mahtavaa saada tekstintekijänä olla osa ketjua, jossa kieli – kirjoitettu sana – jakaa tietoa, lisää ymmärrystä ja oikeudenmukaisuutta, hyvää elämää. Sanat voi toki nykyään jakaa digitaalisesti, mutta Twitteriin ja WhatsAppiinkin ne pitää kuitenkin kirjoittaa.

Kun mieltyy omaan äidinkieleensä, löytää siitä joka päivä jotain uutta. Kieli kehittyy ja laajenee – käsitteet saavat uudenlaisia merkityksiä. Hyvä informatiivinen kieli on helposti omaksuttavissa olevaa ja nautittavaa. Edelleenkään kirjoittajan ei kannata kompastua kapulakieleen ja munkkilatinaan. Kielihistoriallisia termejä muuten molemmat.

 

 

Ole johdonmukainen ja läpinäkyvä: 6 vinkkiä vaikuttajayhteistyöhön

Yksittäiset bloggaajat ja vloggaajat tavoittavat nykyisin suurempia yleisöjä kuin perinteiset mediat. Ajatus liian suurien summien tuhlaamisesta vaikuttajayhteistyöhön ei kuitenkaan pidä paikkaansa, ainakaan jos katsotaan Altimeterin toteuttamaa tutkimusta, jossa aiheesta kysyttiin aktiivisesti vaikuttajayhteistyötä tekeviltä yrityksiltä. Tutkimuksen mukaan 34 % vaikuttajien kanssa tehtävistä yhteistyökampanjoista kustansi enintään 5 000 dollaria ja vain 7 % kampanjoista maksoi yli 100 000 dollaria. 14 % yrityksistä tarjosi vaikuttajalle tuotteita korvauksena yhteistyöstä rahallisen korvauksen sijaan.

Influencer.jpg

Tässä kuusi vinkkiä kaikille, jotka ovat kiinnostuneita yhteistyöstä vaikuttajien kanssa. Vinkit perustuvat toimistomme omaan kokemukseen vaikuttajayhteistyöstä.

1. Valmistaudu maksamaan hyvin tehdystä työstä

Bloggaajat eivät enää tee työtä ilmaiseksi. He ovat alansa ammattilaisia ja bloggaavat usein portaalien alla. Valmistaudu siis maksamaan näkyvyydestä. Eksklusiiviset bloggaajatapahtumat tai ulkomaanreissut saattavat joskus tuoda näkyvyyttä ilman erillistä kompensaatiota, mutta tästä ei ole takeita. Altimeterin tekemässä tutkimuksessa 72 % vaikuttajista nimesi yritysten suurimmaksi mokaksi riittämättömän korvauksen.

2. Käytä PR-toimistoa

PR-toimisto voi toimia puskurina yrityksesi ja vaikuttajan välillä. Jos yrityksen markkinointiosasto, some-tiimi ja viestintä ottavat toisistaan tietämättä yhteyttä samaan vaikuttajaan, voi tilanne vaikuttaa sekavalta bloggaajan näkökulmasta. Tällöin auttaa, jos PR-toimisto toimii ainoana kontaktina bloggaajan suuntaan ja välittää tälle yhteistyöehdotukset. Neutraali välikäsi osaa myös huomioida erilaiset tavat ja vaihtoehdot tehdä yhteistyötä. Bloggaajat eivät halua julkaista valmiiksi tehtyjä artikkeleja, vaan pitää kiinni omasta tyylistään tehdä asioita. He myös tuntevat parhaiten oman yleisönsä. Anna vaikuttajien käyttää luovuuttaan ja kysy, mikä heidän mielestään olisi paras tapa kertoa asiasta seuraajilleen.

3. Hyödynnä useampaa kanavaa

Vaikuttajayhteistyö ja perinteinen PR eivät sulje toisiaan pois, ja monikanavainen viestintä onkin nykyisin arkipäivää. Samat teemat toimivat niin lehdistötiedotteessa kuin bloggaajayhteistyössä. Muista kuitenkin antaa bloggaajalle tilaa tehdä työnsä omalla tavallaan.

4. Ole johdonmukainen

Vaikuttajasuhteita kannattaa rakentaa suunnitelmallisesti ja johdonmukaisesti. Hyvän suhteen luominen edellyttää aktiivista yhteydenpitoa. Älä heittele palloja satunnaisesti eri bloggaajille, vaan keskity muutamaan vaikuttajaan, joiden kanssa yhteistyö rullaa sujuvasti. Tuo toiveesi ja molempien osapuolten vastuut selkeästi esiin, niin vältyt sekaannuksilta.

5. Lähesty bloggaajaa suoraan

Yksi vaikuttajaviestinnän kuumimmista kysymyksistä on, että tulisiko yrityksen lähestyä bloggaajaa suoraan vai portaalia. Pidempiaikaisessa yhteydenpidossa suosittelen olemaan yhteydessä suoraan bloggaajaan. Portaalit voivat kuitenkin olla suureksi avuksi, jos vaikuttajakenttä ei ole sinulle vielä tuttu. Portaalin yhteyshenkilö voi suositella sinulle sopivia vaikuttajia ja varmistaa, että saat rahoillesi vastinetta. Portaali voi toimia hyvänä väylänä myös siinä tapauksessa, että tavoitteenasi on saada näkyvyyttä kertaluontoiselle kampanjalle pysyvien suhteiden rakentamisen sijaan.

6. Ole läpinäkyvä

Vaikuttajien, etenkin tubettajien, suurten yleisöjen joukossa on myös paljon lapsia ja nuoria. Vaikuttajat ovat usein halukkaita tekemään yhteistyötä brändien kanssa, mutta pidä kuitenkin huoli siitä, että yleisö tietää kyseen olevan markkinoinnista. Harhaanjohtava viestintä voi aiheuttaa närkästystä ja tulevaisuudessa johtaa jopa raastupaan. Mediakentän muuttuessa myös markkinointia koskevat lait tulevat muuttumaan, joten asia kannattaa huomioida jo nyt.

Kirjoitus on julkaistu EACD:n blogissa englanniksi.

Toni Perez on OSG Viestinnän toimitusjohtaja, joka seuraa itse aktiivisesti matkailu- ja ruokablogeja ja haaveilee matkablogin perustamisesta, kun hänen lapsensa ovat vanhempia.

Kysymyksiä? Ota yhteyttä toni.perez@osg.fi