Sähköpostin toimivuus on kiinni sinusta

Sähköpostin asema tänä päivänä on mielenkiintoinen. Pikaviestisovellusten ja ammatillisten keskustelutyökalujen kasvaessa alati suositummiksi perinteinen sähköposti saattaa tuntua jäykältä ja vanhanaikaiselta – onhan pohjimmiltaan kyseessä vain elektroninen kirje. Tästä huolimatta ”maili” on edelleen aktiivisesti käytössä niin töissä kuin vapaa-ajalla.

Vajaan 20 vuoden mailiurani aikana olen saanut todistaa lukemattomia ilmaisutapoja, joista osa toimii valitussa formaatissa tehokkaasti ja osa taas ei-niin-tehokkaasti. Tässä blogahduksessa jaan muutamia mietteitä siitä, miten sähköpostikeskusteluista voi tehdä sujuvampia ja samalla säästää kaikkien osapuolten aikaa.

Ulkoasulla on ihan oikeasti väliä

Kaikessa viestinnässä on omat etikettinsä, eikä sähköposti ole poikkeus. Vähänkään virallisemmalla asialla liikkuvan on hyvä muun muassa otsikoida viesti osuvasti, tervehtiä kohteliaasti, jäsennellä asiansa selkeästi ja panostaa allekirjoitukseen.

Hyvää ja selkeää kieltä ei kuitenkaan kannata heittää romukoppaan, vaikka vastaanottaja olisi tutumpi. Vaikka viesti on lyhyt ja ote rento, auttavat selkeät virkkeet ja kappaleet silti asiasisällön ymmärtämistä. Parhaimmillaan pieni panostus sähköpostiviestiin säästää siis kaikkien aikaa, kun vastaanottaja ymmärtää asian kerralla eikä lähettäjän tarvitse myöhemmin vastailla tarkentaviin kysymyksiin.

Lisäksi on hyvä muistaa, että verkossa lähettämäsi teksti muodostaa, ainakin kyseisessä hetkessä, vastaanottajalle mielikuvan sinusta. Eksessiivinen sivistys- ja lainasanojen viljely voi muodostaa arrogantin kuvan, kun taas CapsLockin liiallinen käyttö NÄYTTÄÄ POIKKEUKSETTA HUUTAMISELTA. ja entäpä välimerkkien ja kirjainkokojen käyttäminen miten sattuu ?? se saattaa saada lähettäjän vaikuttamaan välinpitämättömältä/ jopa yksinkertaiselta….

Siisti ja selkeä ulkoasu taas luo ammattimaisen ja hallitun kuvan. Tämä ei edelleenkään välttämättä tarkoita jäykkää kirjakieltä, sillä myös rentoa ja rempseää tekstiä voi kirjoittaa hyvin. Anna sisällön määrätä sävysi, älä ulkoasun!

Mailin mitta - kuinka paljon on liikaa?

Sähköpostiviestin ihannemitasta löytynee monia näkemyksiä, mutta yleisesti suositeltua on pitää viestit tiiviinä. ”Enintään kolme riviä asiaa”, kertoo kollegani aikanaan kuulema peukkusääntö. Samalla on kuitenkin hyvä varoa liian lyhyttä chat-tyylistä viestittelyä. Kaikki eivät esimerkiksi ketjuta viestejä sähköpostiohjelmassaan, jolloin jatkuvina pieninä paloina etenevä keskustelu käy äkkiä työlääksi.

Toisaalta harva ihminen nauttii elektroniseen kirjelaatikkoonsa pamahtaneesta tekstiseinästä. Mikäli asiaa on paljon, nousee aiemmin mainittu jäsentely ja selkeä rakenne erityisen tärkeäksi. Hyvä tapa voikin olla esimerkiksi varoittaa viestin alussa lukijaa siitä, että luvassa on pitkä kirjoitus.

Ota vastaanottaja huomioon

Tärkeintä on mielestäni vastata tähän: Kenelle olet viestiä kirjoittamassa? Vastaanottaja on nimittäin lopulta ainoa viestiäsi arvioiva osapuoli. Mikäli tiedät vastaanottajan kestävän vinon pinon analyyttistä tekstiä, anna mennä. Mikäli kyseessä on toistaiseksi vieraampi henkilö, voi konservatiivisuus mitan ja tyylin suhteen olla paikallaan. Todella tutulle taas voi heittää tekstiä rehellisen rennoin rantein, jos siltä tuntuu. Kaikissa tapauksissa toivon vain, että koetat tehdä vastaanottajan lukukokemuksesta mahdollisimman helpon ja miellyttävän.

Palvelumuotoilun aakkoset – D = Design Thinking

Onko tehostamisen, säästämisen ja prosessien tuunaamisen tie kuljettu loppuun? Silloin on aika tähytä uusia horisontteja, ja hakea kasvua luovuudesta ja innovaatioista. Ei ihme, että bisnesmaailmassa on innostuttu muotoiluajattelusta. Muotoilijathan ovat työkseen luovia ja innovatiivisia. Mitä heiltä voisi oppia?

Design Thinking, muotoiluajattelu, murtautui bisnesmaailman tietoisuuteen viimeistään designfirma IDEOn toimarin, Tim Brownin Harward Business Reviewn klassikkoartikkelissa. Muotoiluajattelu tarjoaa toimintamalleja, prosesseja ja menetelmiä, joiden avulla voidaan parantaa ja vauhdittaa luovaa tekemistä. Se taipuu monipuoliseen ongelmanratkaisuun. Tavoitteena ei tarvitse olla markkinat disruptoiva killeri-innovaatio vaan lähestymistapaa voi soveltaa hyvinkin arkisissa ympyröissä.

Näin harjoitat muotoiluajattelua käytännössä:

1. Ole ihmiskeskeinen: Lähde liikkeelle ihmisten syvällisestä ymmärtämisestä. Rakenna ideat ja ratkaisut ymmärryksen pohjalta. Hylkää omat ennakkokäsityksesi ja tutki avoimin ja uteliain mielin, mikä asiakkaillesi, kollegoillesi tai vaikka johdettavillesi on tärkeää, miten he asiat kokevat, miten he käyttäytyvät sekä millaisia asenteita ja arvoja heillä on. Asetu toisen ihmisen asemaan ja pyri tuntemaan aidosti empatiaa. Käytännön työkaluna voit hyödyntää vaikkapa empatiakarttaa. Googlaa hakusanalla ”empathy map” tai ”empatiakartta” ja löydät valmiita työpohjia sekä lisätietoja menetelmästä.

2. Visualisoi ja panosta viestintään: Visualisointi ja luonnostelu on designerin työkalu numero yksi. Usein vähän kömpelömpikin visualisointi avaa ideaa tai konseptia nopeammin ja tehokkaammin kuin pelkkä teksti. Jos kärsit kynäkammosta ja vihaat piirtämistä, panosta yhteisen ymmärryksen rakentamiseen muilla keinoilla. Kun olet esitellyt ideasi, varmista, että kaikki ovat kartalla, ja jakavat suurin piirtein saman näkemyksen ideasi suhteen.

3. Kokeile: Älä suunnittele liikaa. Osa etukäteen tekemistäsi olettamuksistasi on kuitenkin vääriä. Muotoilijat hyödyntävät nopeaa prototyyppien tekoa. Pyri saamaan vauhdilla kasaan ensimmäinen versio tai jonkinlainen mallinnus ideastasi. Kokeile ja testaa protoasi niin varhain kuin pystyt mahdollisimman aidossa ympäristössä. Hanki palautetta ja tee ideastasi parempi versio. Damien Newman on esittänyt muotoiluprosessin niin sanottuna muotoiluvenkurana (design squiggle), joka kuvastaa osuvasti prosessin kokeilevaa ja iteratiivista luonnetta.

Kuva: The Process of Design Squiggle by Damien Newman, CC BY ND 3.0

 

Muotoiluajattelu kuulostaa helpolta, mutta vaatii rohkeutta, epävarmuuden sietokykyä ja omasta auktoriteetista luopumista. Ei siis ihan helppo rasti sittenkään!

Näin kirjoitat blogin, joka saa lukijan aivot laulamaan

1. Kirjoita tuohtuneena. Blogi on ainoa kirjoittamisen muoto, johon pieni tuohtuneisuus sopii, joten hyödynnä tämä aliarvostettu tunnereaktio. Malta siis mielesi äläkä kirjoita Facebook-päivitystä tunteen vallassa. Kirjoita blogi.

2. Kirjoita nopeasti. Esitä ensimmäisessä kappaleessa väite, jota puolustat. Käytä blogin loppuosa perusteluihin. Esitä väitteesi tueksi niin monta faktaa kuin keksit, ja tee kustakin oma tekstikappale. Kun kirjoitat nopeasti, et ehdi rönsyillä etkä käyttää tilkesanoja.

3. Tuohtumus ei kestä kauan, ja hyvä niin. Jo kirjoittaessasi todennäköisesti huomaat, että alat lauhtua. Olet tohkeissasi, koska asiassasi on valtavasti hyvää, jota muut eivät ehkä ole vielä huomanneet. Tuo viimeistään nyt esiin myönteiset argumenttisi.

4. Tuohtumista voi myös teeskennellä. Jos sinun pitäisi nyt tuohtua jostakin, mistä tuohtuisit? Mitä asiaa, palvelua tai tuotetta haluat puolustaa henkeen ja vereen? Minkä väärän luulon haluat oikaista? Mitä yleisön pitäisi ehdottomasti tietää yrityksestäsi, sen arvoista, palveluista tai tuotteista? Siinä on aiheesi.

5. Kun tiedät, mistä haluat intoilla, heittäydy tunnetilaan. Mieti, milloin olet viimeksi ollut tuohtunut. Jos et tuohdu koskaan, korvaa tuohtuminen innostumisella. Milloin olet ollut oikein into piukassa? Miltä se tuntui? Mitä silloin olisit halunnut kertoa kaikille? Kun olet oikeassa tunnetilassa, aloita kirjoittaminen. Rivien väleistä tihkuvat tunteet saavat lukijan aivot laulamaan.

6. Palaa tekstiin myöhemmin. Poista ilmaukset ja ajatukset, jotka on mahdollista tulkita loukkaaviksi. Jätä suoraviivainen selkeys, sillä hyvä blogi kulkee kuin juna, mutta poista hyökkäävyys. Et halua ajaa kenenkään päälle. Varmista, että tarjoat ratkaisuja etkä pelkästään esittele ongelmia. Muista huumorin mahdollisuus. Voisitko tehdä pientä pilkkaa tuohtumuksestasi?

7. Anna jonkun muun lukea teksti ennen julkaisua. Jos siitä ei editoimallakaan saa julkaisukelpoista, siirrä se tyynesti pöytälaatikkoon ja totea, että olet löytänyt tunteillesi hyvän varaventtiilin.

Kirjoittaja on viestintäkonsultti, joka tuulettaa tunteitaan ja besserwisseröi Tietyssä iässä -blogissaan.

Mitä tehdä, kun kirjoittaminen ei suju?

Sain tämän blogikirjoituksen aiheeksi ”Kirjailijan vinkit, kun kirjoittaminen ei suju”. Aihe lienee valikoitunut siksi, että olen toimittajan työni ohella myös kirjailija. Olen julkaissut viimeisen kolmen vuoden aikana kaksi runokokoelmaa ja Eppu Nuotion kanssa yhteisteoksen Nainen parvekkeella. Minulla on siis oikeastaan kaksi työtä, joissa kummassakin kirjoitan, mutta kovin eri tavalla.

Mietin siis tuota minulle tarjottua blogikirjoituksen aihetta. Onko minulla kirjailijana antaa vinkkejä kirjoittajalle, kun kirjoittaminen ei suju? Vai olisiko pikemminkin niin, että toimittaja-minä on auttanut kirjailija-minää silloin, kun kirjoittaminen ei ole sujunut?

Selvennän tätä hiukan: aloitin toimittajan työni paikallislehdessä 19-vuotiaana heti ylioppilaskirjoitusten jälkeen. Ensimmäinen läksy oli, että lehdellä on deadline, josta ei voi tinkiä. Opin kantapään kautta ja hyvin nopeasti, että juttu on synnyttävä, vaikkei olisi inspiraatiota tai mitään hajua siitä, mitä kirjoittaa. Toki hajua yleensä oli, koska toimittajan työssä tukena ovat usein omat muistiinpanot, joita on tehnyt haastatteluhetkellä ja niiden lisäksi tausta-aineisto, jota internet tarjoaa nykyään kovin auliisti. Toimittajan uraani aloitellessani internetiä ei toki ollut olemassakaan, joten taustamateriaali oli haettava kirjastosta, jos sellaista kaipasi. Tai sitten oli soiteltava asiantuntijoille ja tarkastettava kaikki faktat sillä tavalla.

Opin siis kirjoittavan työelämäni ensimetreillä, että kirjoittamisen on vain sujuttava. Tyhjän paperin pelosta pääsi eroon kirjoittamalla ja yhä vaan kirjoittamalla. Kun sain tehtäväksi tämän blogin kirjoittamisen, mielessä häivähti ajatus: mitä ihmettä minulla nyt olisi aiheesta sanottavaa? Ei tästä tule varmaan mitään. Luotin kuitenkin tärkeimpään kikkaani: kirjoittaminen sujuu, kun laittaa kädet näppäimille ja alkaa vain kirjoittaa. Pois itsekritiikki ja pelko! Ensin voi kirjoittaa vaikka diipadaapaa, jonka voi myöhemmin pyyhkiä pois. Pääasia, että tekstiä syntyy, sillä tekstimassaa voi sitten kyllä editoida loputtomiin.

Tämän siis sisäistin jo toimittajan työni alkutaipaleella. Ja tätä oppia olen käyttänyt hyväkseni myös kirjailijan työssäni. Writer´s block on pelottava sanahirviö ja varmasti todellinen olotila, mutta en voi sanoa kärsineeni oireyhtymästä kovinkaan usein. Kirjailijan työssäkin auttaa, kun aloittaa vain kirjoittamisen, menee kirjoittamisen tilaan. Jos sinne ei solahda automaattisesti, voi apuna aina käyttää tajunnanvirtamaista kirjoittamista. Kirjoitan vaikka siitä, mitä näkyy ikkunasta ja huomaan pian, että olen jälleen kirjoittamisen ihanassa taikapiirissä. Apuna voi käyttää myös lukuisia kirjoitusharjoituksia, joita ovat luovan kirjoittamisen oppaat pullollaan. Idea on vain siinä, että pääsee kirjoittamisen alkuun – loppu hoituu sitten itsestään. Ainakin minulla.

Oikeastaan sanoisinkin siis niin päin, että toimittajan työstä olen saanut valtavasti apua kirjailijan työhön. Minulle kirjoittaminen on ammatillista tekemistä, jolla on aikataulu ja päämäärä. Tämä koskee myös kaunokirjallisia teoksiani. En kirjoita huvin vuoksi (vaikka toki kirjoittaminen on superihanaa), vaan työkseni. Tämä lähestymistapa tekee kirjoittamisesta sen verran totisen jutun, että ei ole aikaa haahuilla.             

Kirjoittaja on asiakaslehtiä tekevä toimitussihteeri, jolle kirjoittaminen on tapa olla maailmassa.

Ps. Tästä blogikirjoituksesta pyyhin jälkikäteen pois ensimmäisen lauseen, sillä se oli turhan löysä. Lisäksi poistin kokonaan toisen kappaleen, jossa oli sitä diipadaapaa. Myöhemmästä tekstistä jouduin vaihtamaan vain yksittäisiä sanoja ja sanajärjestyksiä. Kun alkuun pääsee, loppu pitää huolen itsestään.

Kohtaa someraivo tyynesti − 5 vinkkiä somen käyttöön

1. Varmista, ettei viestisi jää Facebookin ansaintalogiikan vangiksi
Facebookin ansaintalogiikka perustuu mainostettuihin ja sponsoroituihin julkaisuihin. Tällä hetkellä kaupallisten Facebook-sivujen julkaisut tavoittavat orgaanisesti vain noin 15 prosenttia sivun seuraajista. Jos haluat tavoittaa kovalla työllä ansaitsemasi seuraajat, mainosta julkaisujasi. Facebook-mainonta on edullista suhteessa julkaisun tekemiseen käytettyyn aikaan. Mainostaminen ei vähennä sisällön arvoa. Päinvastoin  sillä varmistetaan, ettei sisältösi ei jää Facebookin ansaintalogiikan panttivangiksi. Kannattaa myös pitää mielessä, että maksettu levinneisyys ruokkii orgaanista levinneisyyttä Facebookissa.

2. Panosta kumppanuuksiin
Viestinnällä, jolla pyritään luomaan uusi internet-ilmiö, on usein kallis ja epävarma tie menestykseen. Toimiessaan tulokset ovat mahtavia, mutta usein ilmiöiden toimivuudella on harvemmin takeita, sillä orgaaninen levinneisyys ei ole koskaan taattua ja hyväkin idea hukkuu usein internet-sisällön massaan. Lisäksi brändien on vaikea kilpailla huomiosta estottomasti viihdesisältöä työkseen tekevien tubettajien ja snäppääjien kanssa. Oman viraalisisällön sijaan kannattaakin harkita kumppanuuksia some-vaikuttajien kanssa. Vaikuttajakumppaniksi kannattaa valita persoonia, jotka edustavat brändiäsi myös kampanja-aikojen ulkopuolella, joten valintaprosessiin kannattaa satsata. 

3. Uskallus palkitaan
Internet on täynnä geneeristä massamainontaa. Valitettavan monet yritykset käyttävät sosiaalisen median kanavia lähes yksinomaan mainostuskanavana, jolloin some-sisältö kilpailee loppumattoman internet-mainonnan meressä. Sosiaalisessa mediassa on mahdollista tavoittaa asiakkaat viestinnällisellä sisällöllä, joka erottuu mainonnan massasta.  Se usein vaatii usein uskallusta poiketa yksittäisten mainoskorulauseiden sanomasta. Yrityksesi pitäisi uskaltaa ottaa kantaa yhteiskunnallisiin asioihin kentällä, jossa yrityksesi toimii. On kuitenkin tärkeää, että sosiaalisessa mediassa ilmaistut mielipiteet ovat tarkkaan harkittuja ja sidottuja yrityksesi arvomaailmaan ja strategiaan. 

4. Mitä ikinä teetkään, joku pahoittaa mielensä siitä
Sosiaalinen media on luonut kulttuurin, jossa valittamisesta ja väittelystä on tullut monen ihmisen ajanvieton muoto. Itse kukin voi myöntää, että pätemisen tarpeen ja nettiraivon tuoma adrenaliiniryöppy on joskus ottanut vallan. Erityisesti yritykset, joilla on uskallusta ilmaista itseään erottuvasti, kohtaavat usein epämiellyttäviä tilanteita. Facebookin kommenttiosioissa voidaan kritisoida, valittaa tai naljailla yrityksen kustannuksella.  Kommentteihin kannattaa suhtautua vakavasti, mutta tyynesti. Ystävällisetkin pikavastineet tai nokkelat vastakommentit tunneryöpyn pohjalta tehtyihin mielipidekirjoituksiin voivat johtaa tilanteen kärjistymiseen. Pidä siis pää kylmänä ja analysoi tapaus perusteellisesti.  Kriisiviestintäsuunnitelman tarve korostuu somessa.

5. Jos luet tätä tekstiä vuonna 2017 tai myöhemmin, olet todennäköisesti haaskannut aikaasi
Sosiaalinen media ja tavat viestiä muuttuvat jatkuvasti. Internet on täynnä vinkkejä siihen, miten sosiaalisessa mediassa kannattaa ja pitää viestiä. Ohjeista voi saada hyviä ideoita, mutta varmista, että neuvot ovat ajan tasalla. Vakiintuneidenkin some-kanavien luonteet muuttuvat jatkuvasti, joten sosiaalisessa mediassa viestiminen vaatii omistautumista, aikaa ja ketteryyttä.  Riippumatta sosiaalisen median kehityksestä ja trendeistä, on hyvä varmistaa että yrityksesi viestintä somessa on tulevaisuudessakin pitkäjänteistä ja tavoitteellista, yrityksen strategiaan sidottua toimintaa, jonka tulokset mitataan ja analysoidaan.