Millaista voisi olla luomumerkitty viestintä?

Lähiruoka, luomu ja aitous ovat tämän(kin) vuoden kuumimpia ruokatrendejä. Olemme yhä kiinnostuneempia ruuan alkuperästä kuten myös sen vaikutuksesta itseemme ja ympäristöömme.

Ruokatrendien innoittamana päädyin pohtimaan, millaisia voisivat olla luomumerkityn viestinnän kriteerit. Kuten jokainen meistä on varmasti omasta arjestaan huomannut, kohtaamme päivittäin valtavan määrän viestejä. Yhden arvion mukaan joka minuutti maailmassa lähetetään 150 miljoonaa sähköpostia ja lähes 350 000 twiittiä.

1. Viestinnän kanavia harvennetaan

Organisaatioilla on käytössään nykyisiä iso tukku erilaisia viestinnän kanavia sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Luomuviestinnässä keskitytään muutaman kanavan täydelliseen hallintaan. Organisaation sisäisessä viestinnässä suositaan viestintää ihmiseltä ihmiselle, jota täydennetään toimivalla intralla. Ulkoisessa viestinnässä satsataan erityisesti asiakaspalvelun kehittämiseen ja suosittelun edistämiseen. Yllättäviäkin kanavavalintoja voi silti tehdä: luomuviestijän salkkuun voi kuulua vaikkapa laadukas painettu asiakas- tai henkilöstölehti, jonka seurassa lukija viihtyy pitkään ilman mediaähkyä.

2. Viestintä on selkokielistä

Energian säästämiseksi asiat ilmaistaan kansantajuisesti ja helposti omaksuttavassa muodossa. Kieli on napakkaa, mutta elävää.

3. Tarinat tuovat tehoa viestintään

Viestin läpimenossa korostuu toiston merkitys. Huonosti muotoiltua viestiä voi joutua jankuttamaan maailman tappiin asti, mutta tarinan avulla voi järisyttää kuulijan jopa jo ensimmäisellä kerralla pois kuolleen aivokäyrältä. Luomuviestijän työkalupakista löytyykin yrityksen tarina sekä niin sanottu tulevaisuustarina eli mihin organisaatio on kehittymässä. Lisäksi organisaation esimiehet valmennetaan hyödyntämään tarinoita sisäisessä viestinnässä. Myös asiakkaiden kokemuksia kerätään jatkuvasti ja niitä hyödynnetään henkilöstön motivoinnissa.

4. Viestintä perustuu teoille

Luomuviestintää suosivissa organisaatioissa mainetta rakennetaan tekojen kautta. Viestinnän tehtävänä on ennen kaikkea viestiä organisaation teoista ja saada aikaan vuorovaikutusta, eikä piilotella tekoja tai peitellä organisaation aikaansaamattomuutta. Luomuviestijän maailmaan kuuluu myös yhteiskuntavastuuohjelma, joka sekin perustuu intohimolle ja aidolle halulle muuttaa asioita maineenrakennuksen sijasta.

5. Viestinnän onnistumista mitataan säännöllisesti

Jotta viestien ja kanavien määrää voidaan tehostaa, luomuviestijän pitää tietää, mikä toimii. Siksi organisaatiossa on määritetty muutama yksinkertainen mittari viestinnän onnistumiselle. Toimiva mittari voisi olla esimerkiksi suositteluhalukkuus eli kuinka todennäköisesti asiakkaasi tai miksei työntekijäkin olisi valmis suosittelemaan organisaatiotasi muille.

En väitä, että luomuviestintä olisi avain onneen ja sopisi kaikille organisaatiolle. Jotkut saattavat myös omaksua siitä muutamia itselleen sopivia osioita. Kannustaisin kuitenkin kaikkia organisaatioita miettimään, että voidaanko niin sanottua viestinnän tuotantoa lisäämällä saavuttaa enää enemmän tuloksia?

Jättääkö tarinasi muistijäljen?

”Hei isä, olen nuorin tyttäresi Johanna”. Tällä repliikillä aloitan vierailuni Alzheimerin tautiin sairastuneen isäni luona. ”No, niin ajattelinkin, että omaa porukkaa olet”, on usein vastaus. Olen onnellinen tästä tunnistamisen asteesta, koska tiedän, että tulossa on päivä, jolloin hän ei muista omaa nimeään. Monta vuosikymmentä kestänyt työura on jo syvällä muistin kätkössä. Toisinaan mietin, miksi juuri ruuhkavuodet unohtuvat ensimmäiseksi.

Viestinnän ammattilaisen tavoitteena on jättää muistijälki. Viestin perillemeno vaatii tietoa ja tunnetta, tekstin tulee puhutella lukijaansa. Tarinan tehtävänä on jättää jälki, on sitten kyseessä henkilöhaastattelu, tuotejuttu tai some-postaus. Olemme usein asiakkaan kanssa sormeilleet lehden paperivaihtoehtoja ja miettineet, välittyykö viesti paremmin päällystämättömällä vai päällystetyllä paperilla. Tuottaako pelkkä paperi mielikuvan, joka tukee brändiviestiä?

Ihmisen aivot ovat kummalliset, salaperäiset ja arvaamattomat. Alzheimerin taudissa sairaus aiheuttaa aivoissa muutoksia, jotka johtavat vähitellen muistijärjestelmän vaurioitumiseen. Vastaanottamamme viestit kulkevat aivoissa sähköisinä impulsseina, joista muodostuu ajatuksia ja muistoja. Alzheimerin tauti katkaisee impulssien kulun ja ehkäisee välittäjäaineiden toimintaa.

Markkinointiviestintä taistelee aivojen huomiosta monen muun sanoman kanssa. Viestin vastaanottamista helpottaa, jos tilanne on otollinen. Lukijamme pysähtyy ja tarttuu lehteen, kiinnostuu ja jatkaa lukemista. Kun juttua kirjoittaessa on ajatellut lukijaa, kohderyhmää, ottavat lukijan aivot viestin vastaan helpommin. Jos tässä tilanteessa jätämme muistijäljen, olemme päässeet maaliin tai ainakin kalkkiviivoille.

Onko muistaminen sama asia kuin muistot? Voiko muistaa väärin? Perheen nuorimmaisena seuraan toisinaan kiinnostuneena vanhempien sisarusteni keskustelua jostain menneestä tapahtumasta, joka sattui silloin, kun itse vielä konttasin, mutta sisaruksilla olivat jo tennarit jalassa. Jokaisella on samasta tapahtumasta oma muistikuvansa. Onko kuitenkin pääasia, että muistaa? Läheiseni kelpaavatkin mikrohistorian lähteiksi – tieto on ristiriitaista, mutta hedelmällistä.

Jouluun liittyy muistaminen. Annamme lahjoja, lähetämme kortteja ja viestejä. Vaikka keinoja ja kanavia on monia, tavoite on sama. Muistan sinut!

Sähköpostin toimivuus on kiinni sinusta

Sähköpostin asema tänä päivänä on mielenkiintoinen. Pikaviestisovellusten ja ammatillisten keskustelutyökalujen kasvaessa alati suositummiksi perinteinen sähköposti saattaa tuntua jäykältä ja vanhanaikaiselta – onhan pohjimmiltaan kyseessä vain elektroninen kirje. Tästä huolimatta ”maili” on edelleen aktiivisesti käytössä niin töissä kuin vapaa-ajalla.

Vajaan 20 vuoden mailiurani aikana olen saanut todistaa lukemattomia ilmaisutapoja, joista osa toimii valitussa formaatissa tehokkaasti ja osa taas ei-niin-tehokkaasti. Tässä blogahduksessa jaan muutamia mietteitä siitä, miten sähköpostikeskusteluista voi tehdä sujuvampia ja samalla säästää kaikkien osapuolten aikaa.

Ulkoasulla on ihan oikeasti väliä

Kaikessa viestinnässä on omat etikettinsä, eikä sähköposti ole poikkeus. Vähänkään virallisemmalla asialla liikkuvan on hyvä muun muassa otsikoida viesti osuvasti, tervehtiä kohteliaasti, jäsennellä asiansa selkeästi ja panostaa allekirjoitukseen.

Hyvää ja selkeää kieltä ei kuitenkaan kannata heittää romukoppaan, vaikka vastaanottaja olisi tutumpi. Vaikka viesti on lyhyt ja ote rento, auttavat selkeät virkkeet ja kappaleet silti asiasisällön ymmärtämistä. Parhaimmillaan pieni panostus sähköpostiviestiin säästää siis kaikkien aikaa, kun vastaanottaja ymmärtää asian kerralla eikä lähettäjän tarvitse myöhemmin vastailla tarkentaviin kysymyksiin.

Lisäksi on hyvä muistaa, että verkossa lähettämäsi teksti muodostaa, ainakin kyseisessä hetkessä, vastaanottajalle mielikuvan sinusta. Eksessiivinen sivistys- ja lainasanojen viljely voi muodostaa arrogantin kuvan, kun taas CapsLockin liiallinen käyttö NÄYTTÄÄ POIKKEUKSETTA HUUTAMISELTA. ja entäpä välimerkkien ja kirjainkokojen käyttäminen miten sattuu ?? se saattaa saada lähettäjän vaikuttamaan välinpitämättömältä/ jopa yksinkertaiselta….

Siisti ja selkeä ulkoasu taas luo ammattimaisen ja hallitun kuvan. Tämä ei edelleenkään välttämättä tarkoita jäykkää kirjakieltä, sillä myös rentoa ja rempseää tekstiä voi kirjoittaa hyvin. Anna sisällön määrätä sävysi, älä ulkoasun!

Mailin mitta - kuinka paljon on liikaa?

Sähköpostiviestin ihannemitasta löytynee monia näkemyksiä, mutta yleisesti suositeltua on pitää viestit tiiviinä. ”Enintään kolme riviä asiaa”, kertoo kollegani aikanaan kuulema peukkusääntö. Samalla on kuitenkin hyvä varoa liian lyhyttä chat-tyylistä viestittelyä. Kaikki eivät esimerkiksi ketjuta viestejä sähköpostiohjelmassaan, jolloin jatkuvina pieninä paloina etenevä keskustelu käy äkkiä työlääksi.

Toisaalta harva ihminen nauttii elektroniseen kirjelaatikkoonsa pamahtaneesta tekstiseinästä. Mikäli asiaa on paljon, nousee aiemmin mainittu jäsentely ja selkeä rakenne erityisen tärkeäksi. Hyvä tapa voikin olla esimerkiksi varoittaa viestin alussa lukijaa siitä, että luvassa on pitkä kirjoitus.

Ota vastaanottaja huomioon

Tärkeintä on mielestäni vastata tähän: Kenelle olet viestiä kirjoittamassa? Vastaanottaja on nimittäin lopulta ainoa viestiäsi arvioiva osapuoli. Mikäli tiedät vastaanottajan kestävän vinon pinon analyyttistä tekstiä, anna mennä. Mikäli kyseessä on toistaiseksi vieraampi henkilö, voi konservatiivisuus mitan ja tyylin suhteen olla paikallaan. Todella tutulle taas voi heittää tekstiä rehellisen rennoin rantein, jos siltä tuntuu. Kaikissa tapauksissa toivon vain, että koetat tehdä vastaanottajan lukukokemuksesta mahdollisimman helpon ja miellyttävän.

Palvelumuotoilun aakkoset – D = Design Thinking

Onko tehostamisen, säästämisen ja prosessien tuunaamisen tie kuljettu loppuun? Silloin on aika tähytä uusia horisontteja, ja hakea kasvua luovuudesta ja innovaatioista. Ei ihme, että bisnesmaailmassa on innostuttu muotoiluajattelusta. Muotoilijathan ovat työkseen luovia ja innovatiivisia. Mitä heiltä voisi oppia?

Design Thinking, muotoiluajattelu, murtautui bisnesmaailman tietoisuuteen viimeistään designfirma IDEOn toimarin, Tim Brownin Harward Business Reviewn klassikkoartikkelissa. Muotoiluajattelu tarjoaa toimintamalleja, prosesseja ja menetelmiä, joiden avulla voidaan parantaa ja vauhdittaa luovaa tekemistä. Se taipuu monipuoliseen ongelmanratkaisuun. Tavoitteena ei tarvitse olla markkinat disruptoiva killeri-innovaatio vaan lähestymistapaa voi soveltaa hyvinkin arkisissa ympyröissä.

Näin harjoitat muotoiluajattelua käytännössä:

1. Ole ihmiskeskeinen: Lähde liikkeelle ihmisten syvällisestä ymmärtämisestä. Rakenna ideat ja ratkaisut ymmärryksen pohjalta. Hylkää omat ennakkokäsityksesi ja tutki avoimin ja uteliain mielin, mikä asiakkaillesi, kollegoillesi tai vaikka johdettavillesi on tärkeää, miten he asiat kokevat, miten he käyttäytyvät sekä millaisia asenteita ja arvoja heillä on. Asetu toisen ihmisen asemaan ja pyri tuntemaan aidosti empatiaa. Käytännön työkaluna voit hyödyntää vaikkapa empatiakarttaa. Googlaa hakusanalla ”empathy map” tai ”empatiakartta” ja löydät valmiita työpohjia sekä lisätietoja menetelmästä.

2. Visualisoi ja panosta viestintään: Visualisointi ja luonnostelu on designerin työkalu numero yksi. Usein vähän kömpelömpikin visualisointi avaa ideaa tai konseptia nopeammin ja tehokkaammin kuin pelkkä teksti. Jos kärsit kynäkammosta ja vihaat piirtämistä, panosta yhteisen ymmärryksen rakentamiseen muilla keinoilla. Kun olet esitellyt ideasi, varmista, että kaikki ovat kartalla, ja jakavat suurin piirtein saman näkemyksen ideasi suhteen.

3. Kokeile: Älä suunnittele liikaa. Osa etukäteen tekemistäsi olettamuksistasi on kuitenkin vääriä. Muotoilijat hyödyntävät nopeaa prototyyppien tekoa. Pyri saamaan vauhdilla kasaan ensimmäinen versio tai jonkinlainen mallinnus ideastasi. Kokeile ja testaa protoasi niin varhain kuin pystyt mahdollisimman aidossa ympäristössä. Hanki palautetta ja tee ideastasi parempi versio. Damien Newman on esittänyt muotoiluprosessin niin sanottuna muotoiluvenkurana (design squiggle), joka kuvastaa osuvasti prosessin kokeilevaa ja iteratiivista luonnetta.

Kuva: The Process of Design Squiggle by Damien Newman, CC BY ND 3.0

 

Muotoiluajattelu kuulostaa helpolta, mutta vaatii rohkeutta, epävarmuuden sietokykyä ja omasta auktoriteetista luopumista. Ei siis ihan helppo rasti sittenkään!

Näin kirjoitat blogin, joka saa lukijan aivot laulamaan

1. Kirjoita tuohtuneena. Blogi on ainoa kirjoittamisen muoto, johon pieni tuohtuneisuus sopii, joten hyödynnä tämä aliarvostettu tunnereaktio. Malta siis mielesi äläkä kirjoita Facebook-päivitystä tunteen vallassa. Kirjoita blogi.

2. Kirjoita nopeasti. Esitä ensimmäisessä kappaleessa väite, jota puolustat. Käytä blogin loppuosa perusteluihin. Esitä väitteesi tueksi niin monta faktaa kuin keksit, ja tee kustakin oma tekstikappale. Kun kirjoitat nopeasti, et ehdi rönsyillä etkä käyttää tilkesanoja.

3. Tuohtumus ei kestä kauan, ja hyvä niin. Jo kirjoittaessasi todennäköisesti huomaat, että alat lauhtua. Olet tohkeissasi, koska asiassasi on valtavasti hyvää, jota muut eivät ehkä ole vielä huomanneet. Tuo viimeistään nyt esiin myönteiset argumenttisi.

4. Tuohtumista voi myös teeskennellä. Jos sinun pitäisi nyt tuohtua jostakin, mistä tuohtuisit? Mitä asiaa, palvelua tai tuotetta haluat puolustaa henkeen ja vereen? Minkä väärän luulon haluat oikaista? Mitä yleisön pitäisi ehdottomasti tietää yrityksestäsi, sen arvoista, palveluista tai tuotteista? Siinä on aiheesi.

5. Kun tiedät, mistä haluat intoilla, heittäydy tunnetilaan. Mieti, milloin olet viimeksi ollut tuohtunut. Jos et tuohdu koskaan, korvaa tuohtuminen innostumisella. Milloin olet ollut oikein into piukassa? Miltä se tuntui? Mitä silloin olisit halunnut kertoa kaikille? Kun olet oikeassa tunnetilassa, aloita kirjoittaminen. Rivien väleistä tihkuvat tunteet saavat lukijan aivot laulamaan.

6. Palaa tekstiin myöhemmin. Poista ilmaukset ja ajatukset, jotka on mahdollista tulkita loukkaaviksi. Jätä suoraviivainen selkeys, sillä hyvä blogi kulkee kuin juna, mutta poista hyökkäävyys. Et halua ajaa kenenkään päälle. Varmista, että tarjoat ratkaisuja etkä pelkästään esittele ongelmia. Muista huumorin mahdollisuus. Voisitko tehdä pientä pilkkaa tuohtumuksestasi?

7. Anna jonkun muun lukea teksti ennen julkaisua. Jos siitä ei editoimallakaan saa julkaisukelpoista, siirrä se tyynesti pöytälaatikkoon ja totea, että olet löytänyt tunteillesi hyvän varaventtiilin.

Kirjoittaja on viestintäkonsultti, joka tuulettaa tunteitaan ja besserwisseröi Tietyssä iässä -blogissaan.