viestintä

Vinkkejä tekstinkäsittelyn sudenkuoppiin

osgviestintä_tekstieditointi

Onko sinulla juuri nyt toisessa ikkunassa auki Microsoft Word, Google Docs tai jokin muu tekstinkäsittelyohjelma? Entä oletko koskaan tuskaillut erikoismerkkien kanssa tai turhautunut useiden tekstilähteiden yhdistelyyn? Tässä blogitekstissä jaamme joitakin vinkkejä tekstinkäsittelyn yleisiin sudenkuoppiin.

Useimmat blogimme lukijoista ovat todennäköisesti käyttäneet jotain tekstieditoria lähiaikoina. Itse tuotan ja muokkaan tekstiä viitenä päivänä viikossa, minkä vuoksi olen vuosien saatossa kohdannut ja ratkaissut lukuisia pieniä ongelmia tai erikoisuuksia tekstinkäsittelyn arvaamattomassa maailmassa. Tässä kirjoituksessa nostan esiin pari tapausta, jotka saattavat edelleen hidastaa kirjoitustyötäsi, sekä ratkaisuvaihtoehtoja näihin.

Vaikeasti tavoitettava ajatusviiva

Ajatusviivoja on kahdenlaisia: lyhyt n-viiva (–) ja pidempi m-viiva (—). Molemmat viivat ovat yhdysviivaa ja miinusmerkkiä pidempiä, ja niitä voidaan käyttää muun muassa rajakohtamerkinnöissä, poistomerkinnöissä, virkkeen sisäisissä välihuomautuksissa ja repliikkien tai lainausten edessä. Sekä n- että m-viivaa voidaan käyttää samoissa tilanteissa, mutta Kotimaisten kielten keskuksen mukaan suositeltavampaa on käyttää lyhyempää n-viivaa.

Ajatusviivan luominen dokumenttiin voi kuitenkin olla hieman haastavaa, sillä omaa näppäintä välimerkille ei ole. Lisäksi näppäinkomennot vaihtelevat käytettävästä ohjelmistosta ja laitteistosta riippuen.

Microsoft Word pyrkii pääasiassa muuntamaan merkit­ oikeaan muotoon kirjoitettavan tekstin mukaan. Yhtenäistä tekstiä tuotettaessa yhdysviivojen pitäisi siis muuntua ajatusviivoiksi, kun tarpeellista. Mikäli näin ei kuitenkaan tapahdu tai tarvitset viivan vaikkapa lainauksen merkiksi (tässä tapauksessa Word yrittää oletuksena aloittaa luetteloa), voi suoralle näppäinkomennolle olla käyttöä.

PC:llä n-viiva syntyy Wordissa esimerkiksi seuraavilla komennoilla:

  • Alt-painike pohjaan ja numeronäppäimistöltä sarja 0150 (m-viivan koodi on 0151)

  • Ctrl-painike pohjaan ja numeronäppäimistöltä miinusmerkin painike (m-viivalle sekä Ctrl että Alt pohjaan)

Applen Mac-tietokoneilla Wordia käytettäessä ajatusviiva syntyy Kotimaisten kielten keskuksen mukaan painamalla alt-näppäintä ja kirjainnäppäimistön viivanäppäintä.

Mikäli taas työskentelet Google Docs -sovelluksessa, vastaavia näppäinkomentoja ei ole tarjolla. Tällöin suosittelenkin klikkaamaan Työkalut-valikosta Asetukset ja määrittämään jonkin merkkijonon, jonka Docs jatkossa automaattisesti korvaa ajatusviivalla. Itse käytän tähän tarkoitukseen kahta peräkkäistä yhdysviivaa (--).

Kopiointi on tyyliasia

Jostain käsittämättömästä syystä useimpien tekstieditorien ja -kenttien oletusasetus on, että muusta lähteestä liitettävä teksti tuodaan tyyleineen päivineen. En ole ihan varma, olenko koskaan tätä ominaisuutta itse tarvinnut, mutta vähintään 99 prosentissa tapauksista kaipaan juuri päinvastaista: liittää työstämääni dokumenttiin pelkän tekstin, käyttäen oman dokumenttini fonttia.

Olettaen, että en ole kirkuva poikkeus massasta tämän suhteen, lukijammekin ovat jo varmasti turhautuneita tähän universaaliin vääryyteen. Onneksi useimmissa ohjelmistoissa Ctrl+Shift+V-komento liittää suoraan pelkän tekstisisällön ilman tyylejä. Wordissä taas kannattaa suunnata Asetuksien Lisäasetukset-välilehdelle ja vaihtaa liittämisen oletuskäyttäytymiseksi Säilytä vain teksti kaikissa tarpeellisissa tapauksissa. Kyse on tavallaan pienestä asiasta, mutta pitkässä juoksussa omiin tarpeisiin sopivimmat liittämisasetukset säästävät paljon aikaa.

Hädän hetkellä nokka kohti Googlea

Mikäli kohtaat jonkin muun ongelmatilanteen tai hankalasti luotavan erikoismerkin työssäsi, kannattaa asia suosiolla googlata pidemmän ihmettelyn sijaan. Hyvin todennäköisesti muutkin ovat kohdanneet saman sudenkuopan ja hakeneet siihen apua verkosta, jolloin vastaus kysymykseesi on jo valmiiksi saatavilla.

Lisäksi voit tiukassa paikassa jopa kopioida erikoismerkin Google-haun tuloksista ja liittää sen dokumenttiisi – vaikka tulevaisuuden kannalta on yleensä fiksumpaa opetella luomaan kaivatut merkit ja muut sisällöt itse käytetyssä sovelluksessa.

Menestyksekästä kirjoitusviikkoa kaikille!

TEHOKASTA MUTTA INHIMILLISTÄ – 4 VINKKIÄ ETÄTYÖSKENTELYYN

dreamstime_xxl_93251806.jpg

Suomessa on tehty etätöitä jo lähes 40 vuotta. Varsinkin näin kesällä on vapauttavaa, kun toimistoympäristön sijaan voikin jäädä töineen kotikonttorille. Aurinkoisella säällä voi suunnata perinteisesti laiturin nokkaan tai vaikka riippukeinuun.

Työ- ja elinkeinoministeriön tuottamasta työolobarometrista selviää, että etätyötä teki Suomessa viime vuonna säännöllisesti noin viidennes ja satunnaisesti 14 prosenttia palkansaajista. Päivittäin etätyötä teki kuitenkin vain noin kolme prosenttia.

Pahimmillaan etätyöskentely hämärtää työn ja vapaa-ajan rajaa entisestään, tekee työskentelystä rauhatonta ja katkonaista, hankaloittaa viestimistä sekä rikkoo yhteisöllisyyttä. Parhaimmillaan se kuitenkin tuo vapautta, säästää aikaa ja rahaa, monipuolistaa työtiloja sekä helpottaa arkiasioiden järjestelyä. Lisäksi se voi tuoda työrauhaa varsinkin, jos normaalisti tekee töitä avokonttorissa. Ja mikä parasta, etätyö antaa mahdollisuuden työskennellä yöpaidassa hiukset sikin sokin. 

Jotta etätyöskentelystä saisi esiin kaiken potentiaalin, täytyy siihen myös panostaa. Kesäkuussa OSG Viestinnässä oli mahdollisuus tehdä etätöitä niin paljon kuin halusi ja asiakastapaamiset vain antoivat myöten. Tästä inspiroituneina poimimme vinkit onnistuneeseen etätyöskentelyyn:

1. Viesti. Koska et välttämättä ole tekemisissä ihmisten kanssa kasvotusten, on aktiivinen viestintä erittäin tärkeää. Kun työkaverisi tietävät, missä olet ja mitä teet, vältytään väärinkäsityksiltä ja päällekkäisyyksiltä. Mikäli lyhyttä ja nopeaa viestintää on paljon, kannattaa sille etsiä oma väylänsä. Sähköpostin sijaan viestitulva kannattaa ohjata esimerkiksi pikaviestintäsovellukseen.

2. Hyödynnä pilveä. Jos et vielä ole tarkemmin tutustunut pilvipalveluihin, kannattaa se tehdä viimeistään nyt. Kun työt on tallennettu pilveen, ovat ne koko ajan siellä missä sinäkin. Pilvestä materiaalin pystyy myös helposti jakamaan työkaverille ilman, että sähköposti meuhkaa jatkuvasti täynnä olevasta postilaatikosta.

3. Löydä rytmi. Etätyöskentelyssä päivärytmi ja rutiinit unohtuvat helposti. Työt jatkuvat aamusta iltaan eikä selkeitä taukoja ole. Siksi etätyöskentely vaatiikin sekä itsensä johtamisen taitoa että armollisuutta.

Töitä voi tehdä tehokkaasti, mutta silti sisällyttää päivään normaalit tauot. Lounaan voi esimerkiksi sopia jonkun kanssa ulos, jolloin tulee sekä syötyä että pidettyä tauko. Pieni jaloittelu tekee hyvää muutenkin, ainakin jos kyseessä on istumatyö.

Etätyössä työn rikkoutuminen on luonnollista. Jos nopeasti silittää kissaansa, ei se automaattisesti tarkoita, että työpäivän pitäisi venyä yöhön. Kukaan ei paahda työpaikalla näppäimistö sauhuten ilman hengähdystaukoa, joten miksi niin pitäisi tehdä etätyöskentelynkään kohdalla?

4. Valikoi. Kaikkea mahdollista ei kannata tehdä etänä. Etätyö sopii parhaiten rauhaa ja keskittymistä vaativaan työhön kuten kirjoittamiseen. Etänä on hyvä hoitaa myös kiireiset tai pitkiä puheluita sisältävät tilanteet. Osa päivästä voi olla hyvä hoitaa etänä silloin, kun keskelle päivää osuu palaveri tai muu siirtymä. Jos to do -listassa kuitenkin on paljon pieniä ja katkonaisia tehtäviä, voi päivä etänä tehtynä muuttua vieläkin rikkonaisemmaksi. Kokonaiset etätyöpäivät palkitsevatkin eniten, kun niitä ei tee joka päivä.

Kirjoittaja on harjoittelijana OSG Viestinnässä kesän ajan.

Shokkeja ja sopeutumista - toukokuussa voimaantullut GDPR herätti monenlaisia tunteita

EU:n uusi tietosuoja-asetus GDPR on nyt voimassa. Eniten huomiota, usein huumorin siivittämänä, uudistuksessa taisi lopulta saada ihmiset yllättänyt valtava sähköpostitulva. Juuri ennen GDPR:n voimaan tuloa lukemattomat yritykset tiedottivat sähköpostitse joko omista päivitetyistä tietosuojaehdoistaan tai pyytääkseen uudelleen lupaa jatkaa vaikkapa uutiskirjeiden lähettämistä.

Monilta osin ylivarovaisuuden puolelle mennyt viestintäratkaisu kertoo ainakin siitä, että GDPR on otettu yrityksissä vakavasti. Toisaalta, monille on myös voinut olla loppuun asti hieman epäselvää, millaisia toimenpiteitä ja kykyjä uusi asetus yrityksiltä lopulta vaati. Onkin hyvin helppoa kuvitella, että yritykset ovat käyneet läpi hieman suruaikaa muistuttaneen prosessin alkuvuodesta 2018:

1. Shokkivaiheessa tapahtunut tuntuu epätodelliselta. Eihän näin todella voi käydä, eihän tämä minua koske?

2. Reaktiovaiheessa totuus alkaa hiljalleen upota. Muotoutuu alustava suunnitelma, ja tarmolla pyritään piilottamaan sisällä vellova murhe.

3. Käsittelyvaiheessa tapahtunutta käydään läpi tarkemmin. Ulkoista apua haetaan ja pintaan voi nousta monenkinlaisia tunteita. Katkeruutta aiheutuneesta lisävaivasta, hämmennystä lakikoukeroista, pelkoa virheistä.

4. Sopeutumisvaiheessa tasapaino saavutetaan lopulta uudelleen. Ilo elämään löytyy jälleen varman päälle pelaamisen kautta, ja resursseja vapautuu taas pitkästä aikaa muidenkin asioiden hoitoon.

Viesti ja dokumentoi - 3 vinkkiä, joiden ansiosta viet projektin menestyksellä maaliin

dreamstime_6094581.jpg

Suunnitelmallisella, säännöllisellä ja avoimella viestinnällä projekti kuin projekti pysyy raiteillaan. Onnistuneella viestinnällä nujerretaan odottamattomatkin haasteet ja lisätään luottamusta tiimin jäsenten kesken.

Takkuileva tiedonkulku taas muodostaa tulpan projektin etenemiselle ja aiheuttaa usein ylimääräisiä sotkuja. Jos projektissa mukana olevilla tahoilla ei ole kokonaiskuvaa tilanteesta, joutuvat he usein turvautumaan pelkkiin oletuksiin. Näin projekti voi yllättäen lähteä omille raiteilleen ja projektipäällikön on vaikea pitää kokonaisuutta kasassa.

Uuden projektin alkaessa sille määritetään usein aikataulu, budjetti ja tavoitteet. Viestintäkäytäntöjen sopiminen saattaa kuitenkin tohinan keskellä unohtua. Kun viestinnälle on luotu selkeät yhteiset pelisäännöt, voidaan yllätyksiin reagoida nopeasti ja säästää tiiminjäsenten aikaa, energiaa sekä hermoja.

Viestinnän peruskäytännöt kuntoon

Projektipäällikön tehtävänä on määrittää yhteiset käytännöt ja kanavat viestinnälle sekä pitää huolta siitä, että kaikilla tiimin jäsenillä on tarvittava tieto omien tehtäviensä hoitamiseksi. Viestinnän merkitys korostuu virtuaalitiimeissä ja globaaleissa projekteissa, joissa kontaktit tiiminjäseniin ovat sähköisten työkalujen varassa. Kun viestintäkäytännöt ovat kaikille selvät, jokaisella on mahdollisuus hoitaa omaa osa-aluettaan itsenäisesti, mutta ajankohtaiseen ja yhteiseen tietoon perustuen.

Tässä 3 vinkkiä, jotka auttavat projektiviestinnän raamien pystyttämisessä:

1. Dokumentoi tieto. Kaikki projektiin liittyvä perustieto aikatauluista työnjakoon on hyvä olla kirjallisessa muodossa. Dokumentaatio kannattaa koota yhteen paikkaan, johon jokainen osallistuja pääsee helposti käsiksi. Näin tiimiläisten ei tarvitse arvuutella, mistä tai keneltä löytyy mikäkin tieto, ja samalla vältytään lukuisilta kaoottisesti eri suuntaan sinkoilevilta sähköposteilta ja liitetiedostoilta. Projektitietopankki helpottaa asioita huomattavasti myös silloin, jos projektin miehityksessä tapahtuu muutoksia ja uusien kasvojen täytyy nopeasti päästä sisälle projektiin.

2. Järjestä säännölliset projektipalaverit. Projektin edetessä tiimi kannattaa koota säännöllisesti yhteen käymään läpi projektin tilanne. Jos tiimi on hajautunut eri paikkoihin, palaverin voi järjestää Skypessä tai muussa videopuhelupalvelussa. Jokainen palaveri kannattaa suunnitella hyvin, jotta aikaa ei kulu turhaan sähläämiseen. Hyvä käytäntö on lähettää osallistujille etukäteen agenda ja pyytää heitä valmistautumaan sen pohjalta palaveriin. Palaverin jälkeen on myös hyvä jakaa osallistujille lyhyt muistio, johon on kirjattu keskustelun pääkohdat, päätökset ja tehtävänjaot. Näihin on tarvittaessa jokaisen helppo palata projektin edetessä.

3. Kannusta aktiiviseen tiedonjakoon. Projektipäällikön vastuulla on luoda viestinnälle raamit, mutta viestinnän toteuttaminen on kaikkien projektiin osallistuvien vastuulla. Tiedonjako ei tarkoita vain ylhäältä alaspäin tapahtuvaa monologia, vaan kaikki osallistujat ovat vastuussa tiedonkulun toiminnasta. Tiimin jäsenten välistä tiedonjakoa voi helpottaa esimerkiksi ottamalla käyttöön Slackin kaltainen työkäyttöön soveltuva pikaviestipalvelu, jonka avulla niin kahdenkeskinen viestintä kuin ryhmäkeskustelut sujuvat ketterästi. Kun tietoa jaetaan aktiivisesti projektin osallistujien kesken yhteisten pelisääntöjen mukaisesti, projekti etenee sujuvasti.

Heli Koskinen on OSG Viestinnän viestintäkonsultti, joka on vetänyt useita kansainvälisiä some-kampanjoita.

Onnistunut sisäinen viestintä vahvistaa koko työyhteisöä

glenn-carstens-peters-203007.jpg

Sisäinen viestintä on yksinkertaisimmillaan työyhteisön jäsenten välistä keskustelua: se voi olla jutustelua Slackissa, sähköposteja, whatsappia, kahvipöytäkeskusteluja tai vaikkapa Facebook-viestejä. Sujuva sisäinen viestintä tekee henkilökunnan elämästä hyvää, sillä kaikki tietävät missä mennään ja tuntevat kuuluvansa työyhteisöön. Hyvinvointi heijastuu myös yrityksen ulkopuolelle, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

Aina sisäinen viestintä ei suju edes viestinnän ammattilaisten kesken. Työyhteisömme on tiivis ja lämminhenkinen, mutta kun kiire lyö päälle ja kaikki hoitavat omia työtehtäviään, uutiset vaikkapa uusista asiakkuuksista saattavat jäädä osalta kuulematta. Aina tieto ei ole myöskään kulkenut Turun ja Helsingin toimistojen välillä. Onneksi virheistä voi oppia ja viestintätoimistokin alkaa panostaa sisäiseen viestintäänsä.

Suomen parhaiksi tituleeratuissa työpaikoissa viestintäkulttuuria kuvataan avoimeksi läpinäkyväksi. Niissä tiedon jakaminen on yrityskulttuuriin kuuluva hyve, ja työntekijöille kertyvä hiljainen tieto valjastetaan kaikkien käyttöön. Asioiden jakaminen työyhteisön kanssa ei ole ajanhukkaa, vaan panostus työn sujuvuuteen ja siten myös tuottavuuteen.

Sisäisen viestinnän muistilista: 5 vinkkiä

Seuraavat vinkit on suunnattu pienille ja keskikokoisille yrityksille, mutta niitä voi hyödyntää myös suuressa yrityksessä esimerkiksi tiimin keskinäiseen viestintään.

1. Tee tiedon jakamisesta tapa. Pienessä yrityksessä päävastuu tiedottamisesta voi olla vaikkapa toimitusjohtajalla, mutta jokaisen työntekijän selkärankaan tulisi iskostua ajatus omaan työhön liittyvien asioiden jakamisesta muille. Muistuta työyhteisöäsi säännöllisesti sisäisen viestimisen tärkeydestä ja kysy onko viestintä ollut heidän mielestään hyvää, vai pitäisikö jollain osa-alueella parantaa. 

2. Valitse luontevimmat kanavat. Sähköposti on yleensä paras tapa tiedottaa virallisemmista asioista. Nopeaan ja epämuodollisempaan viestinvaihtoon kannattaa hyödyntää niitä kanavia, jotka ovat työyhteisölle luontevimpia: myös vapaa-ajan viestimiseen tarkoitetut Facebook ja Whatsapp ovat hyviä vaihtoehtoja, jos kaikki ovat valmiita käyttämään niitä. Samalla kannattaa sopia selkeät pelisäännöt sen suhteen, mistä asioista viestitään missäkin kanavassa ja kirjata säännöt ylös.

3. Jaa parhaat käytännöt. Opitko uuden taidon, josta voisi olla hyötyä työkaverillesi? Oman osaamisen ja hiljaisen tiedon jakaminen vahvistaa koko työyhteisön osaamista. Jos olet ollut mielenkiintoisessa seminaarissa, kokoa oppimasi vaikkapa Google Driven tiedostoksi, ja jaa se kaikille.

4. Anna selkeät ohjeet ja käytä tähän aikaa. Työtehtävien välittäminen kollegalle on niin ikään sisäistä viestintää. Hätäisesti naputeltu ”voitko tehdä tämän”, jota seuraa epämääräinen selitys, jos sitäkään, hämmentää työkaveria, ja asian selvittelyyn sekä sitä viestiä seuraaviin lisäkysymyksiin voi kulua enemmän aikaa, kuin jos ohjeistus olisi alun perin ollut selkeä. Samoin välitettäviin viestiketjuihin olisi hyvä laittaa viestit yhteen kokoava lyhyt selitys, mikäli viestin vastaanottaja ei ole alun alkaen ollut ketjussa mukana. 

5. Muista kiitos. Kiittäminen ja kehut saavat kaikki hyvälle mielelle, vahvistavat työpaikan yhteishenkeä ja antavat itsevarmuutta välillä hektisen ja epävarman työelämän keskellä. Esimiesten olisi myös hyvä muistuttaa sekä henkilökohtaisista että yhteisistä saavutuksista ja luoda siten uskoa siihen, että työntekijät selviävät myös tulevista haasteista.