vinkit

NÄIN JÄRJESTÄT TIMANTTISEN TAPAHTUMAN - 7 VINKKIÄ, JOILLA ONNISTUT

aditya-chinchure-494048.jpg

Tapahtuman järjestämisen haasteet ovat usein suoraan verrannollisia tilaisuuden kokoon. Esimerkiksi ulkona järjestettävä suuri tapahtuma on yleensä rakennettava lähes kokonaan, kun taas toimistotiloissa toteutettavan pienen tapahtuman järjestäjä voi luottaa siihen, että teknologia toimii ilman suurempia järjestelyitä.

Nykypäivän sosiaalisen median kulttuuri on myös luonut tapahtumatuotannolle uusia mahdollisuuksia, jotka kannattaa ottaa huomioon jo tapahtumaa suunnitellessa.

7 vinkkiä tapahtumatuottajalle:

1. Selvitä luvat. Tapahtuman järjestämiseen tarvittavien lupien määrä riippuu tapahtuman koosta ja luonteesta. Suurimmalle osalle tapahtumista pakollisia ovat ainakin tapahtumapaikan haltijan lupa sekä poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta. Lupien selvittämiseen ja hakemiseen on hyvä varata reilusti aikaa.

2. Aikatauluta, budjetoi ja varaa ajoissa. Nykypäivän tapahtumissa korostuu elämyksellisyys. Osallistujille halutaan tarjota monipuolisempaa ja trendikkäämpää sisältöä kuin aiemmin. Tällöin myös aikataulutuksen merkitys kasvaa, sillä tuotanto vaatii enemmän aikaa – ja helposti myös rahaa.

3. Mieti, mitä tapahtumasta jää käteen myös sen jälkeen. Tapahtumat ovat sosiaalisen median kulta-aikaa. Tapahtumista twiitataan ja materiaalia julkaistaan Facebookissa sekä Instagramissa. Siksi tilaisuudelle on hyvä keksiä oma hashtag hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Hyödynnä hashtagia jo tapahtuman markkinoinnissa.

Tehokas keino lisätä tapahtumajärjestäjän näkyvyyttä on myös valmistaa tapahtumapaikalle kuvausseinä. Kuvattavan taustalla komeileva seinä hoitaa tehokkaasti tapahtuman jälkimarkkinointia ja saa tapahtuman ihmisten huulille myös sen jälkeen. Määritellyllä hashtagilla tehtyjen postausten määrää voi hyödyntää osana tapahtuman loppuarviointia.

4. Huolehdi ihmisistä. Etenkin isoissa tapahtumissa keskitytään yleensä kokonaisuuteen. Miltä oma messuosasto näyttää? Onko se tarpeeksi näyttävä? Jos esimerkiksi messuosastolla tavoitteena on tehdä pieniä haastatteluja tai napata ihmisistä kuvia, kannattaa varata peili, tarraharja, hiuslakkaa ja puuteria. Asiakas vaikuttuu ja kokee tulleensa huomioiduksi. Muista huomioida myös säilytysratkaisut. Huonosti piilotetut johdot tai jaloissa pyörivät tietokonelaukut kielivät epäammattimaisesta tapahtumajärjestämisestä.

5.  Kyltitä ja opasta. Huolehdi, että lähellä tapahtumapaikkaa on useita, selkeitä opastuskylttejä. Tilaisuuteen saapuu mahdollisesti myös asiakkaita, jotka eivät ole aikaisemmin käyneet tapahtumapaikassa. Tapahtuman alussa on myös hyvä selvittää osallistujille, missä esimerkiksi tauko- ja wc-tilat sijaitsevat.

6. Muista ensiapu. Missä tahansa tapahtumassa, ulkona tai sisällä, ensiapulaukulle voi yllättäen tulla tarvetta. Varmista, että tapahtuma-alueelta löytyy edes yksi ensiapulaukku.

7. Tarkista nettiyhteys. Selvitä etukäteen, että tapahtumapaikan nettiyhteys on tarpeeksi nopea ja se toimii kaikkialla. Tapahtumajärjestäjällä on myös hyvä olla oma nettiyhteys mukana, jos paikan päällä tuleekin yllätyksiä.

Vinkit antoivat OSG Viestinnän tapahtumatuotannosta vastaava projektipäällikkö Aida Hubanic sekä harjoittelijamme Enni Kankaanpää.

Onnistunut sisäinen viestintä vahvistaa koko työyhteisöä

glenn-carstens-peters-203007.jpg

Sisäinen viestintä on yksinkertaisimmillaan työyhteisön jäsenten välistä keskustelua: se voi olla jutustelua Slackissa, sähköposteja, whatsappia, kahvipöytäkeskusteluja tai vaikkapa Facebook-viestejä. Sujuva sisäinen viestintä tekee henkilökunnan elämästä hyvää, sillä kaikki tietävät missä mennään ja tuntevat kuuluvansa työyhteisöön. Hyvinvointi heijastuu myös yrityksen ulkopuolelle, asiakkaille ja yhteistyökumppaneille.

Aina sisäinen viestintä ei suju edes viestinnän ammattilaisten kesken. Työyhteisömme on tiivis ja lämminhenkinen, mutta kun kiire lyö päälle ja kaikki hoitavat omia työtehtäviään, uutiset vaikkapa uusista asiakkuuksista saattavat jäädä osalta kuulematta. Aina tieto ei ole myöskään kulkenut Turun ja Helsingin toimistojen välillä. Onneksi virheistä voi oppia ja viestintätoimistokin alkaa panostaa sisäiseen viestintäänsä.

Suomen parhaiksi tituleeratuissa työpaikoissa viestintäkulttuuria kuvataan avoimeksi läpinäkyväksi. Niissä tiedon jakaminen on yrityskulttuuriin kuuluva hyve, ja työntekijöille kertyvä hiljainen tieto valjastetaan kaikkien käyttöön. Asioiden jakaminen työyhteisön kanssa ei ole ajanhukkaa, vaan panostus työn sujuvuuteen ja siten myös tuottavuuteen.

Sisäisen viestinnän muistilista: 5 vinkkiä

Seuraavat vinkit on suunnattu pienille ja keskikokoisille yrityksille, mutta niitä voi hyödyntää myös suuressa yrityksessä esimerkiksi tiimin keskinäiseen viestintään.

1. Tee tiedon jakamisesta tapa. Pienessä yrityksessä päävastuu tiedottamisesta voi olla vaikkapa toimitusjohtajalla, mutta jokaisen työntekijän selkärankaan tulisi iskostua ajatus omaan työhön liittyvien asioiden jakamisesta muille. Muistuta työyhteisöäsi säännöllisesti sisäisen viestimisen tärkeydestä ja kysy onko viestintä ollut heidän mielestään hyvää, vai pitäisikö jollain osa-alueella parantaa. 

2. Valitse luontevimmat kanavat. Sähköposti on yleensä paras tapa tiedottaa virallisemmista asioista. Nopeaan ja epämuodollisempaan viestinvaihtoon kannattaa hyödyntää niitä kanavia, jotka ovat työyhteisölle luontevimpia: myös vapaa-ajan viestimiseen tarkoitetut Facebook ja Whatsapp ovat hyviä vaihtoehtoja, jos kaikki ovat valmiita käyttämään niitä. Samalla kannattaa sopia selkeät pelisäännöt sen suhteen, mistä asioista viestitään missäkin kanavassa ja kirjata säännöt ylös.

3. Jaa parhaat käytännöt. Opitko uuden taidon, josta voisi olla hyötyä työkaverillesi? Oman osaamisen ja hiljaisen tiedon jakaminen vahvistaa koko työyhteisön osaamista. Jos olet ollut mielenkiintoisessa seminaarissa, kokoa oppimasi vaikkapa Google Driven tiedostoksi, ja jaa se kaikille.

4. Anna selkeät ohjeet ja käytä tähän aikaa. Työtehtävien välittäminen kollegalle on niin ikään sisäistä viestintää. Hätäisesti naputeltu ”voitko tehdä tämän”, jota seuraa epämääräinen selitys, jos sitäkään, hämmentää työkaveria, ja asian selvittelyyn sekä sitä viestiä seuraaviin lisäkysymyksiin voi kulua enemmän aikaa, kuin jos ohjeistus olisi alun perin ollut selkeä. Samoin välitettäviin viestiketjuihin olisi hyvä laittaa viestit yhteen kokoava lyhyt selitys, mikäli viestin vastaanottaja ei ole alun alkaen ollut ketjussa mukana. 

5. Muista kiitos. Kiittäminen ja kehut saavat kaikki hyvälle mielelle, vahvistavat työpaikan yhteishenkeä ja antavat itsevarmuutta välillä hektisen ja epävarman työelämän keskellä. Esimiesten olisi myös hyvä muistuttaa sekä henkilökohtaisista että yhteisistä saavutuksista ja luoda siten uskoa siihen, että työntekijät selviävät myös tulevista haasteista.