Tiimien toimintakyvyn kannalta nykyinen tilanne on haastava. Olettamukset, väärinkäsitykset ja ennakkoluulot jäivät meiltä usein huomaamatta jo ennen poikkeustilaa, saati nyt, kun fyysisiä kontakteja on vähemmän. Siksi olemme OSG:ssä ottaneet käyttöön uuden Mirror Mirror -menetelmän, joka on laajaan yliopistotutkimukseen pohjautuva tiimityön diagnosointi- ja kehittämistyökalu. Se paljastaa esimerkiksi tiimeissä vaikuttavan sumun, joka hämärtää viestintää.

Meille viestijöille on tuttua, että omasta mielestämme varsin selkeäkin viesti voi saada monia erilaisia tulkintoja. Käyttäytymistieteissä ilmiöön voidaan viitata sanalla sumu. Se syntyy ajatusmalleista, jotka eivät näy muille, mutta ohjaavat käytöstämme. Vaikka työskentelemme yhdessä, me jokainen elämme omassa maailmassamme ja teemme tulkintoja omista lähtökohdistamme.

Sumulla on yllättäviä vaikutuksia tiimien tuloksellisuuteen ja menestykseen. Näkymättömät ajatusmallit aiheuttavat helposti väärinkäsityksiä, jotka vaikuttavat työn laatuun. Lisäksi ne määrittävät, mitä asioita tiimissä voi jakaa ja ylipäätään, mitä päätämme jakaa toisten kanssa.

Tunnetko jo Cynefin-mallin?

Yksi hyödyllinen esimiehen työkalu sumun hälventämiseksi on Dave Snowdenin kehittämä Cynefin–malli. Se on alun perin kehitetty tiedonhallinnan työkaluksi, mutta siitä tuli lopulta päätöksenteon ja ymmärtämisen apuväline (sense making framework). Malli auttaa johtajaa tunnistamaan, millaisessa toimintaympäristössä organisaatio on ja sitten valitsemaan oikean toimintamallin tilanteen mukaisesti.

Cynefin-malli sopii mainiosti esimerkiksi uuden johtajan työkaluksi uuteen organisaatioon tutustuttaessa. Sen rajoituksena on kuitenkin, ettei se nosta kovinkaan hyvin esiin tiimin jäsenten yksilöllisiä ajatuksia.

Mirror Mirror tuo esiin työntekijän äänen

OSG:n edustama uusi Mirror Mirror -menetelmä osallistuttaa koko tiimin. Anonyyminä toteutettavan kyselyn kautta esimies saa tietoonsa, mitä olennaisia asioita tiimin jäseniltä on mennyt ohi tai mistä keskeisistä asioista he ovat eri mieltä. Se paljastaa myös asiat, joista tiimissä ei uskalleta keskustella. Lisäksi se selvittää psykologiseen turvallisuuteen vaikuttavia tekijöitä, kuten uskaltavatko tiimin jäsenet ottaa riskejä ja miten virheisiin suhtaudutaan.

Kyselyn tulokset käsitellään yhdessä tiimin kanssa, ja valmentajan johdolla laaditaan konkreettinen toimenpidelista kehitettävistä asioista. Tavoitteena on, että valmennuksen jälkeen kaikilla on yhteinen käsitys siitä, mihin suuntaan tiimi on seuraavaksi menossa.

Nyt on keskustelun aika

Mirror Mirror -menetelmän avulla sumua voidaan poistaa sekä yksilöiden että ryhmien ja ryhmittymien väliltä. Sillä on monia etuja, kuten

• kun ihmiset havaitsevat omat ennakkoluulonsa ja ajatusrakenteensa, he pystyvät paremmin haastamaan niitä
• kun tiimin jäsenet näkevät toisten ajatukset, yhteisymmärrys ja keskinäinen empatia kasvavat
• kun ryhmän jäsenet jakavat tietoa ja ajatuksia avoimessa ja kaikkia kunnioittavassa ympäristössä, yhteiseen tavoitetilaan sitoudutaan paremmin.

Sumua toki voi hälventää perinteisinkin keinoin, kuten vuoropuhelun kautta, mutta silloin ollaan täysin sen varassa, kuinka valmiita tiimin jäsenet ovat keskustelemaan keskenään.

Juuri nyt kannattaa keskustella henkilöstön kanssa siitä, millaisia pitkän ajan tavoitteita teillä on ja millaisiin arvoihin teillä on sitouduttu. Sumuun ei tarvitse jäädä.

Kysy lisää Mirror Mirror -menetelmästä:

Kirjoittanut Toni Perez