Tee tiedote, joka huomataan – viisi vinkkiä onnistumiseen

1. Toimittaja haluaa uutisen

Tiedotteesta on toimittajalle eniten hyötyä silloin, kun se sisältää uutisen. Kaikki omalle yrityksellesi tärkeät aiheet eivät kuitenkaan sellaisenaan ylitä uutiskynnystä. Mieti tarkkaan, millaista laajempaa yhteiskunnallista merkitystä tiedotettavalla asialla on ja kuinka se kannattaa tuoda esille. Mitä valmiimman näkökulman löydät, sitä helpompi toimittajan on tarttua siihen. Lähestymistapa kannattaa rajata tiedotteen vastaanottajan mukaan: yleismedioita kiinnostaa esimerkiksi, miten tiedotteessa kerrottu asia vaikuttaa suomalaisten arkeen, erikoisaikakauslehteä taas se, mitä merkitystä uutisella on sen omille lukijoille.

2. Varmista lisätietojen saaminen

Toimittajan kannalta käyttökelpoinen tiedote alkaa uutisella, on selkokielinen ja sisältää sitaatin tai pari. Sitaatti elävöittää tiedotetta, sillä siinä ääneen pääsee ihminen eikä yritys. Toimittaja voi kirjoittaa uutisen tiedotteen perusteella, mutta usein hänellä on jatkokysymyksiä sellaisista näkökulmista, joita tiedote ei käsittele. Siksi on tärkeää, että tiedotteeseen merkityn yhteyshenkilön tavoittaa haastateltavaksi. Kaikki mediat eivät myöskään tee juttuja pelkän tiedotteen pohjalta.

Jos tiedote sisältää yhteenvedon esimerkiksi tutkimustuloksista tai raportista, liitä mukaan linkki tausta-aineistoon. Toimittajan työhön kuuluu lähdekritiikki, joten hän haluaa varmistaa, että tiedotteessa kerrottu pitää paikkansa.

3. Älä hukuta tiedotetta uutistulvaan

Media elää uutistapahtumien rytmissä, ja siksi terrori-isku, luonnonkatastrofi tai odottamaton poliittinen ulostulo voivat pistää toimituksen suunnitelmat uusiksi useiden päivien ajaksi. Tällöin myös monet normaalitilanteessa kiinnostavat aiheet jäävät käsittelemättä, koska jutuille ei yksinkertaisesti riitä tekijöitä. Jos päivän uutistarjonta näyttää jo valmiiksi runsaalta ja tiedossa on useita mediaa kiinnostavia tapahtumia, voi olla parempi lykätä tiedotteen julkaisua rauhallisempaan ajankohtaan.

4. Tiedote ei ole mainos

Toimittajat suhtautuvat markkinointiyrityksiin kriittisesti eivätkä liian kaupalliset tiedotteet yleensä toimi. Tiedote, jonka mukaan yritys X lanseeraa tuotteen XX, ylittää uutismedian julkaisukynnyksen vain, jos asia on aidosti merkittävä sen yleisöille. Toisinaan poikkeuksellisen kiinnostavasti toteutettu mainostempaus voi kuitenkin saada huomiota mediassa, mutta tällainen näkyvyys vaatii pitkäjänteisempää suunnittelua kuin pelkän tiedotteen. Jos epäilet, ettei aihe mene läpi tiedotteella, voi olla parempi hankkia näkyvyyttä mainostamalla.

5. Tee pohjatyö huolellisesti

Pyri löytämään tiedotteeseen niin vankka sisältö, että sen lähettäminen on perusteltua. Tiedotteen perään soittamalla voit varmistaa, että viestisi tuli perille. On kuitenkin useimmiten hyödytöntä yrittää käännyttää toimittajaa tarttumaan aiheeseen, joka ei tämän mielestä ylitä uutiskynnystä.

Toisinaan käy niin, että edes hyvin tehdystä ja kiinnostavasta tiedotteesta ei synny juttua. Syy voi olla esimerkiksi siinä, että tiedotteessa kerrotusta asiasta tai sen lähettäneestä yrityksestä on viime aikoina uutisoitu samassa mediassa erityisen paljon. Tiedotteen sivuuttaminen ei tarkoita boikottia, vaan toimitus arvottaa aiheiden merkityksellisyyden aina omasta näkökulmastaan. Seuraavan tiedotteen kohdalla tilanne voi olla taas toinen.

Kirjoittaja on viestintäkonsultti, joka on aiemmin työskennellyt toimittajana muun muassa Helsingin Sanomissa, Yleisradiossa ja Ilta-Sanomissa. 

Aitous tehoaa markkinointiviestinnässä

Saimaannorpat Siiri ja Pullervo, WWF:n livekameran eli Norppaliven kaksi päätähteä, hurmasivat suomalaiset 3.5.­–1.6. välisenä aikana. Suoraa lähetystä rantakiven tapahtumista katsottiin kuukaudessa yli kaksi miljoonaa kertaa.

Norppaliven tarkoituksena oli valistaa saimaannorppien suojelusta. Siinä onnistuttiin hienosti, sillä laajan mielenkiinnon lisäksi se innosti yli sata ihmistä luopumaan verkkokalastuksesta Saimaalla.

Miksi norppien köllöttely kivellä vetosi katsojiin niin tehokkaasti ja mitä voimme oppia siitä?

1. Eläimet herättävät sympatiaa. Norpat ovat pyöreitä ja rauhallisia otuksia, joihin on helppo liittää inhimillisiä piirteitä. Siirin ja Pullervon rennosta elämäntavasta haluttiin jopa ottaa mallia omaan arkeen.

2. Tuttuus herättää kiinnostusta. Järvimaisema on oleellinen osa suomalaisuutta, ja norpissa tunnistettiin myös monia tuttuja piirteitä: nekin tykkäävät auringonotosta, puolustavat kärkkäästi reviiriään ja vilauttelevat kesäaikaan.

3. Anna yleisölle valtaa. Katsojat saivat seurata livelähetystä ympäri vuorokauden, ja heitä kannustettiin raportoimaan kiven tapahtumista somessa. Yleisö myös valitsi urosnorpan kutsumanimen äänestämällä.

4. Kuvat luovat tunnesiteen kohteeseen. Mikä kertoisi paremmin norppien elämästä kuin norpat itse? Kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa ja videokuva vielä enemmän. Livelähetys korostaa lisäksi aitouden vaikutelmaa.

Palvelumuotoilun ABC – ota palvelumuotoilu haltuun kirjain kerrallaan

Mitä palvelumuotoilu on? Mitä lisäarvoa se voi tuoda asiakkaillenne? Miten voisit soveltaa palvelumuotoilua omassa työssäsi ja yrityksessäsi? Mitä tekemistä palvelumuotoilulla, viestinnällä ja asiakaskokemuksella on keskenään?

Saat vastauksen muun muassa näihin kysymyksiin OSG Viestinnän palvelumuotoilukoulussa. Palvelumuotoilun ABC starttaa uutiskirjeessä ja blogissamme kesäkuun aikana. Aihetta pureskellaan pikku paloissa kirjain kerrallaan. Jokaisen kirjaimen kohdalla saat ideoita ja käytännön vinkkejä.

Palvelumuotoilukoulu starttaa siitä kaikkein tärkeimmästä eli asiakkaasta ja hänen kokemuksestaan.

A = Asiakaskokemus

Asiakaskokemus on paljon enemmän kuin asiakaspalvelu. Tiivistetysti sanottuna asiakaskokemus on kaikkien niiden kohtaamispisteiden summa, joita asiakkaalla on yrityksen kanssa. Kokemukseen siis vaikuttaa kaikki yksittäisestä Facebook-päivityksestä ja asiakaslehden artikkelista aina asiakaspalvelijan toimintaan ja verkkokaupan käytettävyyteen saakka. Asiakaskokemuksen kehittäminen vaatii saumatonta yhteispeliä. Usein yrityksissä kuitenkin on poteroiduttu siiloihin eikä kyetä näkemään kokonaisuutta ja miltä asiat asiakkaan näkökulmasta vaikuttavat.

Asiakaskokemus on suurelta osin tunnetta. Kokemusta verrataan aiempiin kokemuksiin ja omiin odotuksiin, jotka ovat jatkuvassa muutoksesta. Jos asiakaskokemuksen kehittäminen kerran on näin haastavaa miksi pitäisi? Moni tutkimus osoittaa, että tyytyväinen asiakas ostaa enemmän, pysyy varmemmin asiakkaana ja tuo lisää asiakkaita suosittelemalla eteenpäin.

VINKKI: Näin lähdet liikkeelle

Palvelumuotoilun menetelmistä on paljon apua asiakaskokemuksen kehittämisessä. Yksi keskeinen periaate on visualisoiminen. Hyvä ensimmäinen askel asiakaskokemuksen kehittämisessä on tunnistaa mitä kohtaamispisteitä asiakkaalla on kanssanne ja visualisoida ne kohtaamispistekartoiksi tai palvelupoluiksi. Näin asiakkaan kokemusta on helpompi hahmottaa.

Seuraava steppi on ymmärtää mitkä kohtaamispisteistä ovat erityisen kriittisiä ja merkittäviä asiakkaan näkökulmasta ja kuinka hyvän kokemuksen ne nyt tuottavat. Missä asiakas ilahtuu ja kokee saavansa arvoa ja missä taas kokemus on huono ja metsään mennään? Tämä selviää tutkimalla, sillä omat oletukset ja luulot voivat olla vääriä.

Kolmantena steppinä on tehdä kehittämissuunnitelma. Joskus pelkällä viestinnän parantamisella saadaan nopeita pikavoittoja. Esimerkiksi asiakasta turhauttava ajanvarauspalvelu voi kohentua huomattavasti jo sillä, että se pistetään viestinnällisesti kuntoon. Usein täytyy kuitenkin tuunata myös omia toimintatapoja.

Kirjoittaja on palvelumuotoiluun erikoistunut johtava konsultti.

Harjoittelemalla viestinnän moniosaajaksi

Viestintätoimiston arki on aktiivista ja yllättävää. Sain oppia sen heti ensimmäisenä harjoittelupäivänäni OSG Viestinnässä: ehdin olla talossa pari minuuttia, kun minut jo tempaistiin mukaan mainoskampanjan suunnittelupalaveriin.

Palaverissa ei tarvinnut istua tuppisuuna, vaan sain heitellä heti ideoita muiden mukana. Sivustaseuraamisen sijaan opettelen siis markkinointiviestinnän käytäntöjä tekemisen kautta. Ja mikä parasta­ – töitä riittää niin paljon kuin haluan tehdä.

Kirjoitan täällä päivittäin erityyppisiä tekstejä vaihtelevista aiheista asiakasyritysten tarpeisiin. Kokemuksestani paikallislehden toimittajana on ollut apua, sillä työ on itsenäistä ja nopeatempoista. Yliopistotaustani auttaa minua ymmärtämään, miten voin vaikuttaa ihmisiin viestinnällä.

On ollut hienoa saada opastusta ja neuvoja viestinnän moniosaajilta, jotka uskaltavat haastaa itsensä työssään päivittäin. Harvassa työharjoittelupaikassa voisin hioa viestintätaitojani yhtä monipuolisesti kuin täällä OSG:llä.


Kirjoittaja opiskelee Turun yliopistossa mediatutkimusta ja on harjoittelijana OSG Viestinnässä maalis-toukokuun ajan.